Im Gegensatz zur täglichen Terminplanung hat die richtige Zeiteinteilung eines Projekts eine ganz zentrale Bedeutung: Nicht nur Ihr eigener Erfolg, sondern im Zweifelsfall auch der einer ganzen Abteilung hängt von Ihrem Zeitmanagement ab. Wir verraten Ihnen deshalb, worauf Sie beim Terminieren von Projekten achten müssen und welche Fehler unbedingt zu vermeiden sind.
Tipp: Keine Lust zu lesen? Dann starten Sie doch einfach kostenlos unseren Online-Kurs Projektmanagement (GPM).


Die zwei grundsätzlichen Möglichkeiten der Terminierung

Ähnlich wie der allgemeine Strukturplan eines Projekts wird auch der Terminplan zumeist ganz am Anfang erstellt, um allen Beteiligten einen verbindlichen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu bieten. Dabei unterscheidet man jedoch zwei verschiedene Formen: Die progressive und die retrograde Terminierung

Progressive (vorwärtsgerichtete) Terminierung

Hierbei geht man zunächst vom Starttermin des Gesamtprojekts aus. Alle Arbeitsschritte werden in die Zukunft geplant, indem man jeweils den frühestmöglichen Beginn festlegt. Somit erhält man in der Summe auch den frühestmöglichen Endtermin des gesamten Projektes. Vorteil dieser Methode ist, dass die Fertigstellung einzelner Arbeitspakete im Rahmen der eingeplanten Pufferzeit auch einmal nach hinten verschoben werden kann, ohne damit die rechtzeitige Realisierung des Gesamtpakets zu gefährden.

Retrograde (rückwärtsgerichtete) Terminierung

Diese verläuft entgegengesetzt der ersten Variante. Man geht von einem festgelegten Endtermin aus, von dem ab alle nötigen Arbeitsschritte rückwärts in die Gegenwart geplant werden. Als Ergebnis erhält man somit die spätestmöglichen Starttermine für jeden Einzelabschnitt und in der Summe den spätestmöglichen Anfangstermin für das gesamte Projekt. Diese Form der Terminierung findet in der Realität besonders häufig Anwendung, da in den meisten Fällen der Endtermin bereits zu Beginn durch das Management vorgegeben wird.

Oft kommt es jedoch vor, dass der errechnete spätestmögliche Starttermin bereits in der Vergangenheit liegt, mit dem Projekt also im Grunde schon hätte begonnen werden müssen. In einem solchen Falle gilt es, zusätzliche Ressourcen im Sinne von weiteren Mitarbeitern aufzutun, um die rechtzeitige Fertigstellung des Projektes zu gewährleisten.

Häufige Fehler bei der Terminierung von Projekten

Doch unabhängig davon, welche der beiden Terminierungsarten Sie für Ihr Projekt als relevant oder sinnvoll betrachten, gibt es bestimmte Stolpersteine, über die man immer wieder fällt. Mit ein paar einfachen Tricks lassen diese sich jedoch weitestgehend vermeiden.

Fehler Nr. 1: Falsche Priorisierung

Überlegen Sie sich vorab genau, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen. Ist die Erfüllung eines Ziels Voraussetzung für das Bearbeiten einer neuen Aufgabe? Müssen alle Einzelabschnitte parallel angegangen werden, oder lohnt sich eine eventuelle Verlagerung einzelner Arbeitspakete nach hinten? Hier kann es hilfreich sein, sich zu überlegen, wie wichtig und wie dringlich bestimmte Aufgaben sind.

Diejenigen, welche wichtig und dringlich zugleich sind, werden demnach zuerst erledigt; diejenigen, die in der Priorisierung weiter hinten stehen, können eventuell vernachlässigt werden. Mit Überlegungen dieser Art kann es Ihnen gelingen, jedem Aspekt des Projekts den ihm angemessenen Raum zur Verfügung zu stellen.

Fehler Nr. 2: Unübersichtlichkeit

Gerade bei größeren Projekten kann es leicht passieren, dass sich Termine für die Fertigstellung verschiedener Arbeitspakete überschneiden; die Erreichung eines Teilziels kann demnach Voraussetzung für den Beginn eines weiteren Arbeitsschrittes sein, während andere Aufgaben durchaus schon parallel angegangen werden können. Um hierbei nicht den Überblick zu verlieren, ist die übersichtliche Erstellung des endgültigen Terminplans entscheidend.

Hilfreiche Software dafür bietet beispielsweise das PowerPoint Add-Inn „think cell“, welches eine engere Verzahnung mit Excel ermöglicht. Dadurch lassen sich vielfältige Diagramme auf Basis der in Excel eingegebenen Daten erstellen und ohne großen Aufwand präsentationsgerecht aufarbeiten. So verlieren Sie und Ihre Mitarbeiter keinen Termin mehr aus den Augen.

Fehler Nr. 3: Akribie

Gerade Einsteiger, die Ihr erstes Projekt planen, neigen häufig zu großer Detailverliebtheit, was das Festlegen der einzelnen Arbeitsschritte betrifft. Was im Allgemeinen durchaus hilfreich ist, kann im Extremfall den Fortgang des Projektes aber auch behindern: Je komplexer ihr Plan aussieht, desto schneller verliert man den Überblick. Verzichten Sie lieber auf eine Detailebene, statt jede Unteraufgabe akribisch aufzulisten.

Denn: Auch Projektpläne beruhen lediglich auf Schätzungen, die vorab getroffen werden. Mit einer Genauigkeit von etwa 90% kann man sich daher ruhigen Gewissens zufrieden geben. Somit bleibt genug Raum, um auf eventuelle Krisenfälle zu reagieren.

Fehler Nr. 4: Kontrollzwang

Ähnliches gilt für das praktische Ausführen der einzelnen Arbeitsschritte: Auch wenn Sie am liebsten alles unter Kontrolle haben wollen, werden Sie spätestens bei mittelgroßen Projekten Aufgaben delegieren müssen. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Nerven, indem Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen effektiv nutzen.

Verteilen Sie Aufgaben der Eignung entsprechend an Ihre Mitarbeiter und vertrauen Sie ihnen, dass sie die Ziele auch erfüllen werden. Nichts ist schädlicher für den Verlauf eines Projekts als die Vergiftung der Arbeitsatmosphäre durch Misstrauen und Kontrollwahn!

Fehler Nr. 5: Zu enge Planung

Auch bei hohem Termindruck gilt: Planen Sie die einzelnen Phasen nicht zu eng! Werden Teilziele zu spät erreicht, können diese Verzögerungen sich schnell summieren und den Gesamterfolg des Projektes gefährden! Optimistische Motivationsversuche wie „Wenn wir X drei Tage früher schaffen, können wir auch Y früher fertig stellen!“ sind hier fehl am Platz. Denn im Falle der Verfehlung solcher Ziele riskieren Sie eine Demotivation Ihrer Mitarbeiter.

Seien Sie deshalb realistisch und rechnen Sie für jeden Schritt Pufferphasen ein, die eventuelle Verspätungen auffangen können. Ein weiterer Tipp: Legen Sie schon zu Beginn sogenannte Meilensteine fest. Das sind Teilziele, die zu einem bestimmten Zeitpunkt unbedingt zu erreichen sind. Anhand dieser Meilensteine können Sie auch kleinere Arbeitspakete terminieren und deren Fertigstellung ausrichten.

Wenn doch mal ein Fehler passiert

Generell jedoch gilt: Aus Fehlern lernt man. Lassen Sie sich deswegen auch von Rückschlägen nicht entmutigen, sondern sehen Sie diese als wertvolle Erfahrung, die Ihnen beim nächsten Mal nützlich sein wird. Planen Sie Ihr erstes Projekt, so kann es zudem hilfreich sein, sich bei Kollegen zu erkundigen: Was läuft bei der Projektplanung besonders häufig schief? Welche terminlichen Engpässe sind ihnen schon untergekommen? Gespräche dieser Art können helfen, die eigene Herangehensweise zu beleuchten und wertvolle Tipps zu erhalten.

Sie haben einen Bildungsgutschein?
Erfolgreiche Online-Weiterbildung inkl. Prüfung & Zertifikat

Themen: Projektmanagement (PRINCE2®, Six Sigma), Bilanzbuchhalter, Online Marketing Manager uvm.
Jetzt mehr erfahren & Beratung anfordern!
Nein, danke!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

Ein Gedanke zu „Die 5 größten Fehler beim Terminieren von Projekten

  • Karl-Heinz Rutsch

    Hallo zusammen,
    zu Fehler Nr. 2 möchte ich anmerken, dass es zweckmäßig ist, die Tätigkeiten nach Inhalten und erwarteten Ergebnissen zu Gruppieren und im Gesamtnetzplan als Unternetze zusammenzufassen. Das kann, wenn der Detaillierungsgrad sehr ausgeprägt ist, auch mehrstufig erfolgen. Dann lässt sich die Projektstruktur auf verschiedenen Ebenen vom groben Überblick bis zu den feinsten Einzelschritten darstellen. Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise ist die Möglichkeit, jedes Unternetz einem Verantwortlichen zuzuordnen, was auch der in Punkt Nr. 4 beschriebenen Forderung nach Aufgabendelegierung gerecht wird.
    Was die Darstellung des Projektplans angeht, ist manche andere Software dem Produkt Powerpoint mit think cell sicher vorzuziehen, z.B MS Project, das auch ausgezeichnete Möglichkeiten des Datenaustausches mit Excel und anderen Office-Produkten von Microsoft bietet. Mir ist aber schon bewusst, dass auch MS Project bei komplexen Projekten mit einer Vielzahl an beteiligten Ressourcen an Grenzen stößt.
    Eine abschließende Anmerkung noch zum Punkt Nr. 3, der übertriebenen Akribie. Das unterstützende Software-Tool sollte es gestatten, Aufgaben, die noch weit in der Zukunft liegen zunächst grob einzuschätzen und zu definieren, um sie dann, wenn die Erledigung näher rückt, nachträglich feiner aufzuteilen, ohne dass die Gesamtstruktur des Projektes umgestellt werden muss, d.h. eine grob geschätzte Tätigkeit wird nachträglich in eines der oben erwähnten Unternetze mit mehreren Detailaufgaben aufgeteilt. An der Struktur des Projektes auf der höheren Ebene ändert sich dabei nichts.