Mindestens einmal jährlich stehen sie auf dem Programm: individuelle Mitarbeitergespräche. Sie sollen zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten einen Austausch auf gleicher Augenhöhe ermöglichen. Hier erfahren Sie, was es in der Vorbereitung und Durchführung zu beachten gilt, damit diese Unterhaltungen für alle Beteiligten hilfreich sind.
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Bild: “Coaching” von Kullez. Lizenz: CC BY 2.0


Wozu dienen Mitarbeitergespräche?

Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Steuerungsinstrument. Sie dienen dazu, gemeinsame Ziele und Strategien zu formulieren und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

In den Gesprächen können Sie einen Eindruck davon gewinnen, welche Stimmung unter der Belegschaft herrscht. So ist es Ihnen möglich, bei Bedarf Maßnahmen einzuleiten, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.

Mitarbeitergespräche stellen ein wichtiges Führungsinstrument dar. Sie dienen dem Vertrauensaufbau zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten. Der offene Dialog fördert das gegenseitige Verständnis und hilft so, Problemlösungsprozesse konfliktfreier zu gestalten.

Im Rahmen von Mitarbeitergesprächen können Sie Weiterbildungswünsche ermitteln und entsprechende Maßnahmen vereinbaren. Die Gespräche geben Ihnen auch Aufschluss über die Entwicklungspotenziale Ihrer Beschäftigten. Damit bietet sich Ihnen die Möglichkeit, hochqualifizierte Fachkräfte aus Ihrem eigenen Mitarbeiterstamm zu gewinnen.

In Mitarbeitergesprächen erfahren die Beschäftigten Anerkennung und Wertschätzung für ihre Leistungen. Das erhöht die Arbeitszufriedenheit und stärkt die Bindung zum Unternehmen.

Tipp:

Es ist ratsam, Personalverantwortliche für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen zu schulen. Sie müssen ihre Entscheidungsbefugnisse – etwa im Bereich der Personalentwicklung – sowie deren Grenzen genau kennen. Das erhöht ihre Glaubwürdigkeit in Bezug auf die Umsetzung der getroffenen Vereinbarungen.

Die Einführung von Mitarbeitergesprächen kann bei Ihren Beschäftigten Ängste auslösen. Sie sollten diese ernstnehmen und Ihre Mitarbeiter ausführlich über die Ziele und Inhalte der Gespräche aufklären.

So bereiten Sie Mitarbeitergespräche vor

Gesprächsleitfaden

Erstellen Sie sich einen Gesprächsleitfaden, der die wichtigsten Gliederungspunkte enthält, z. B. so:

  • Gesprächseröffnung
  • Rückschau auf das vergangene Jahr
  • Vorausschau auf das kommende Jahr mit Zielvereinbarungen und Unterstützungsmaßnahmen
  • Gesprächsabschluss

Erweitern Sie diesen komprimierten Gesprächsleitfaden um die wichtigsten Informationen zu den Mitarbeitergesprächen: Dazu zählen neben den Zielen auch der Zeitplan, die wichtigsten (Kommunikations-)Regeln, Informationen zum Protokoll sowie zum Ablauf der Mitarbeitergespräche.

Vorbereitungsbogen

Aufbauend auf dem Gesprächsleitfaden lassen sich Vorbereitungsbögen entwickeln, mit denen sich Führungskräfte und Beschäftigte jeweils auf die Gespräche einstimmen können.

Information der Beschäftigten

Kündigen Sie zunächst auf Abteilungsebene an, dass in Kürze Mitarbeitergespräche durchgeführt werden. Danach können die Führungskräfte mit ihren jeweiligen Beschäftigten individuelle Gesprächstermine vereinbaren. Dabei sollte dem einzelnen Mitarbeiter mindestens zwei Wochen Zeit eingeräumt werden, um sich auf das Gespräch vorzubereiten.

Tipps für das Führen von Mitarbeitergesprächen

1. Wählen Sie für die Gespräche einen ruhigen Raum, damit Störungen vermieden werden.

2. Orientieren Sie sich am Gesprächsleitfaden.

3. Beachten Sie einige wesentliche Kommunikationsregeln:

  • Im Gespräch sollten hierarchische Differenzen reduziert werden. Es gilt, Vertrauen zwischen den Gesprächspartnern aufzubauen. Durch einen lockeren Einstieg schaffen Sie eine positive Stimmung, die es Ihrem Gegenüber erleichtert, sich zu öffnen.
  • Das Feedback für den Mitarbeiter sollte sachlich, d. h. auf konkrete Handlungen bezogen, und insgesamt ausgewogen sein. Konzentrieren Sie sich auf die Punkte, die Sie ansprechen wollten, und schweifen Sie nicht ab. Auf dieser Grundlage können Sie eine sachliche Diskussion führen und konkrete Maßnahmen beschließen.
  • Zu einem ausgewogenen und fairen Feedback gehört es, zuerst positive Aspekte anzusprechen und erst danach auf eventuelle Fehler oder Entwicklungsmöglichkeiten des Gegenübers einzugehen. Finden Sie ein angemessenes Verhältnis zwischen Lob und Kritik. Dann wird der Mitarbeiter beides gern annehmen.
  • Vermeiden Sie vorschnelle Urteile. Betonen Sie stets, dass es sich um Ihre persönliche Wahrnehmung handelt. Mit Sätzen wie „Ich habe den Eindruck, dass …“ signalisieren Sie dem Mitarbeiter, dass er ernstgenommen wird und geben ihm die Chance, seine eigene Sichtweise zu schildern.
  • Beide Seiten sollten etwa gleiche Gesprächsanteile haben, d. h. dem Beschäftigten sollte ausreichend Zeit gegeben werden, seine Meinung und Ideen vorzubringen.

4. Vereinbaren Sie konkrete Ziele für die weitere Zusammenarbeit.

Ein zentraler Inhalt jedes Mitarbeitergesprächs ist die Zielvereinbarung. Diese Ziele können sich auf die konkrete Arbeitsleistung eines Mitarbeiters beziehen, aber auch auf Aspekte der Zusammenarbeit innerhalb einer Abteilung.

Es hat sich bewährt, in einem Mitarbeitergespräch maximal fünf Ziele zu vereinbaren. Um eine möglichst hohe Praxisnähe zu gewährleisten, bietet sich die Verwendung der „SMART“-Formel an:

S = Spezifisch
Die Ziele sollten die zu erfüllenden Aufgaben und Maßnahmen möglichst konkret beschreiben. Sie sollten sich auch stets auf einen konkreten Bereich, also eine Person oder Gruppe, einen Prozess oder ein Objekt beziehen.

M = Messbar
Ziele sollten quantifizierbar sein, um die Bewertung von Aktivitäten zu erleichtern. Da dies allerdings bei verhaltensbezogenen Zielen schwierig ist, kann von diesem Kriterium ggf. Abstand genommen werden.

A = Aktionsorientiert
Ziele sollten praxisorientierte Ansatzpunkte für positive Entwicklungen enthalten. Die Beteiligten sollten aktiv zur Erreichung des Ziel beitragen können.

R = Realistisch
Ein Ziel sollte anspruchsvoll, zugleich aber erreichbar sein.

T = Terminiert
Für die Erreichung des Ziel sollte ein angemessener Zeitraum und ein fester Endpunkt vereinbart werden.

Bringen Sie die vereinbarten Ziele in eine Rangordnung und legen Sie fest, durch welche Maßnahmen die Zielerreichung unterstützt werden soll.

5. Halten Sie die Ergebnisse des Gesprächs schriftlich fest.

Es empfiehlt sich, ein Gesprächsprotokoll anzufertigen. Sinnvoll ist die Verwendung eines anhand des Gesprächsleitfadens erstellten Formulars, das während des Gesprächs ausgefüllt wird. In der Regel genügt es, die wichtigsten Punkte und Aussagen, übereinstimmende Bewertungen und eventuell nicht ausgeräumte Meinungsverschiedenheiten festzuhalten.

Das Protokoll sollte von allen Gesprächsteilnehmern unterschrieben werden. Sorgen Sie dafür, dass jede Gesprächsseite eine Kopie erhält.

 

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