Wie Sie Diplomatie im Job richtig einsetzen

Bild: “Συνάντηση Αντιπροέδρου της Κυβέρνησης και ΥΠΕΞ Ευ. Βενιζέλου με ΥΠΕΞ Γερμανίας F.W. Steinmeier” von Υπουργείο Εξωτερικών. Lizenz: CC BY 2.0

Dies wusste bereits der erste Kanzler des Deutschen Reiches, Otto von Bismarck. Und auch wenn die Pickelhaube längst aus der Mode gekommen ist, hat dieses Zitat seine Aktualität beibehalten. Diplomatie ist ein Balanceakt, der gekonnt sein will. Doch bei richtiger Umsetzung kann sie nicht nur im politischen Leben von großem Vorteil sein, sondern Ihnen auch Türen im Berufsleben öffnen. Wie Sie Diplomatie am besten für sich nutzen können, erfahren Sie in unserer kleinen Anleitung.

1. Was genau bedeutet Diplomatie?

Nicht nur im Privatleben, sondern auch im Job kann die Diplomatie eine nützliche Maßnahme sein. Eine genaue Begriffsdefinition ist jedoch schwierig, da keine Situation einer anderen gleicht. Deshalb sollten Sie jede Sachlage zuerst hinterfragen bevor Sie entsprechend reagieren.

Besonders im Beruf können Sie sonst schnell in Fettnäpfchen treten. Damit Ihnen diese Peinlichkeit und deren Folgen erspart bleiben, sollten Sie wissen, worauf es beim diplomatischen Handeln ankommt.

1.1. Kompromissbereitschaft

Wichtig ist zuerst, dass Sie die Absichten und Bedürfnisse Ihres Gegenübers ausmachen und diese in Ihre Überlegungen mit einbeziehen.

1.2. Win-win-Situation

Sorgen Sie dafür, dass für beide Seiten eine möglichst zufrieden stellende Lösung gefunden wird! Das geht am besten, wenn Sie und Ihr Gesprächspartner gleichermaßen in den Entscheidungsprozess involviert sind.

1.3. Keinen Druck aufbauen

Wahren Sie eine kooperative Atmosphäre! Im Gespräch sollten Sie Ihre Kollegen nicht in die Enge treiben oder gar bloßstellen!

1.4. Vorausschauend denken

Kurzfristige Vorteile aus einer Situation zu ziehen, hat nichts mit Diplomatie zu tun. Wohl möglich führen sie sogar zu längerfristigen Nachteilen und Konflikten. Versuchen Sie besser eine Vereinbarung zu treffen, die einen langfristigen Nutzen für beide Seiten erwirkt.

2. No-Gos

Diplomatie erfordert Geschick und Fingerspitzengefühl. Doch wenn Sie sich an gewisse Verhaltensregeln halten, kann im Kontakt mit Vorgesetzen, Kollegen oder Kunden wohl kaum etwas schief gehen.

2.1. Keine Vorwürfe!

Auch wenn es manchmal schwer ist, sich bei aufregenden Diskussionen im Zaum zu halten, sollten Sie eine gewisse Contenance wahren. Verzichten Sie auf Vorwürfe und stellen Sie stattdessen Fragen.

Zum Beispiel: Ich kann in Ihrer Bestellung keinen Fehler finden. Habe ich mich geirrt?

2.2. Zweifel zugeben

Auch die Anklage ist keine angemessene Form der Kommunikation und lässt Sie undiplomatisch erscheinen. Jeder Mensch ist fehlbar. Äußern Sie Zweifel und bleiben dadurch menschlich.

2.3. Humor und Ironie

Natürlich sollten Sie nichts ins Lächerliche ziehen und zu sehr übertreiben. Humor schadet jedoch nie, um eine Situation aufzulockern.

Dafür sollten Sie jedoch genug Empathie aufbringen, um Ihr Gegenüber entsprechend einzuschätzen bzw. die Person länger kennen. Humor ist schließlich Geschmackssache und kann im schlimmsten Fall auch schief gehen.

2.4. Kooperation

Gehen Sie auf den anderen zu und bieten Sie zum Beispiel an, alle Lösungsvorschläge noch einmal gemeinsam durchzugehen. Nachdem Sie sich gemeinsam einen Überblick über alle zur Verfügung stehenden Möglichkeiten verschafft haben, können Sie weiter verhandeln.

2.5. Verständnis zeigen

Sich in die Lage des anderen hinein zu versetzen, kommt oft gut beim Gegenüber an und kann in einer Stresssituation beschwichtigend wirken. Nur wenn Sie selbst Verständnis aufbringen, können Sie das auch von anderen erwarten.

3. Die richtige Balance finden

Würden Sie sich selbst als diplomatisch bezeichnen? Wenn ja, müssen Sie zugeben, dass die Grenzen zwischen übertriebener Vorsicht und angemessener Diplomatie fließend sind.

Auch wenn Diplomatie als gute Eigenschaft gilt und deeskalierend wirkt, kann Sie eine Überdosis feige und durchsetzungsunfähig erscheinen lassen. Folgende Sätze sind vielleicht auch schon in Ihrem Berufsalltag gefallen:

3.1. „Das könnte zu Problemen führen, vielleicht könnten wir lieber…“

Sicher wollen Sie Rücksicht auf Ihren Gesprächspartner nehmen, indem Sie nicht direkt sagen, dass Sie von seiner Idee weniger überzeugt sind. Diese Andeutung kann jedoch ignoriert oder sogar als Zustimmung interpretiert werden.

3.2. „Obwohl die Idee gut ist, gibt es noch andere Möglichkeiten, die wir Betracht ziehen könnten…“

Nicht wenige Gesprächspartner konzentrieren sich hier vor allem auf den ersten Teilsatz. Es kann also gut sein, dass Sie später zu hören bekommen: Sie fanden die Idee doch gut!

3.3. „Ich könnte mir gut vorstellen, dass es möglicherweise…“

Ein klarer Fall von Konjuktiv-Überdosis! Wenn Sie so zaghaft formulieren, kann es schnell passieren, dass Sie niemand ernst nimmt.

4. Beziehen Sie Position

Damit man Ihnen zuhört, sollten Sie Ihre Ansichten klar formulieren. Auch wenn Sie Ihre Meinung sagen, stoßen Sie nicht gleich anderen vor den Kopf.

Wichtig ist, dass Sie immer aus der Ich-Perspektive formulieren. So verdeutlichen Sie, dass die Meinung Ihres Gesprächspartners nicht schlecht sein muss, Sie aber trotzdem einen anderen Standpunkt vertreten.

Eine angemessene Kommunikation im Büro könnte folgendermaßen stattfinden:

4.1. „Ihr Vorschlag hat sicher seine Vorteile. Meiner Ansicht nach sollten wir unser Augenmerk jedoch auf Variante A legen.“

4.2. „Die Idee gefällt mir. Doch über folgende Punkte sollten wir noch diskutieren…“

4.3. „Ich schätze und respektiere Ihre Meinung! In einigen Punkten muss ich Ihnen aber leider widersprechen…“

4.4. „Die Stärken Ihrer Methode sehe ich und dennoch bin ich anderer Meinung.“

5. Fazit:

Diplomatie hat Ihren Platz in der Kommunikation und kann Ihnen vieles ermöglichen. Bedenken Sie aber, dass Sie sich mit klaren Worten nicht nur Freunde machen und provozieren können. Deshalb sollten Sie das richtige Maß finden und Ihr Profil durch klare Positionierung schärfen.

Um eine angemessene Kommunikation im Büro zu erlernen, ist viel Übung notwendig. Wussten Sie, dass Wörter wie „aber“ oder „immer“ signifikanten Einfluss auf die Reaktion ihres Gesprächspartners haben könnten? Machen Sie jetzt den Selbst-Test und finden Sie in 10 Praxis-Situationen heraus, wie gut Sie Gespräche führen können.