So gestalten Sie aussagekräftige Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnis – Rechte und Pflichten

Was sagt das Arbeitsrecht?

Zunächst einmal gehört die Erstellung von Arbeitszeugnissen zu Ihren Pflichten als Arbeitgeber. Scheidet ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen aus, hat er ein Recht auf den Erhalt eines Arbeitszeugnisses. Dieses muss einerseits die Wahrheit beschreiben, zugleich aber so ausfallen, dass die weitere berufliche Laufbahn des Arbeitnehmers nicht gefährdet wird.

Vor dem Arbeitsgericht finden jährlich 30.000 Verhandlungen über Arbeitszeugnisse statt und diese enden in der Regel zu Ungunsten des früheren Arbeitgebers. Stellt sich heraus, dass der Arbeitnehmer durch das Dokument in seinem beruflichen Vorankommen behindert wird, kann er Schadensersatz von Ihnen verlangen. Verschweigen Sie jedoch negative Auffälligkeiten, wird womöglich ein zukünftiger neuer Vorgesetzter rechtliche Schritte gegen Sie einleiten. Um sich abzusichern, sollten Sie darum bei der Formulierung von Arbeitszeugnissen große Sorgfalt walten lassen.

Sobald ein Beschäftigungsverhältnis endet, steht dem Arbeitnehmer nach § 109 Gewerbeordnung (GewO) und dem Auszubildenden nach § 16 Berufsbildungsgesetz (BbiG) zumindest ein einfaches Arbeitszeugnis zu, das Angaben zur Art und Dauer der ausgeübten Tätigkeit enthält. Darüber hinaus kann er jedoch auch ein qualifiziertes Zeugnis verlangen, welches zusätzlich über Leistung und Verhalten Auskunft gibt. Das Gesetz schreibt zudem vor, dass das Zeugnis wahrheitsgemäß, verständlich und wohlwollend formuliert sein muss.

Employer Branding

Professionell gestaltete Arbeitszeugnisse ersparen Ihnen nicht nur unnötige Prozesskosten, sie stellen auch ein wichtiges Qualitätsmerkmal für das Personalmanagement eines Unternehmens dar. Formal korrekte und überzeugend formulierte Zeugnisse sind ein Zeichen von Wertschätzung gegenüber dem scheidenden Mitarbeiter. Sie erlauben Rückschlüsse auf die Unternehmenskultur und können so zur Image-Pflege beitragen.

Das müssen Sie bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen beachten

Äußere Form

Ein Zeugnis ist eine Urkunde, weshalb es zunächst gewisse formale Kriterien erfüllen muss. Laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes zählt hierzu die Erstellung auf haltbarem Papier in guter Qualität. Das Zeugnis muss zudem sauber und fehlerfrei gestaltet sein. Andernfalls ist der Arbeitnehmer berechtigt, es zurückweisen und ein neues zu verlangen.

Dem Zeugnis müssen die korrekten Personendaten, die Tätigkeitsbezeichnung sowie der Tätigkeitszeitraum zu entnehmen sein. Ein ordnungsgemäßer Briefkopf, aus dem der Name und die Anschrift des Ausstellers hervorgeht, sowie eine Unterschrift mit Firmenstempel sind ebenfalls Vorschrift (BAG, Urteil v. 03.03.1993, Az.: 5 AZR 182/92).

Aufbau und Inhalt

Überschrift: Zunächst ist anzugeben, dass es sich bei dem ausgestellten Dokument um ein Arbeitszeugnis handelt.

Einleitung: Ein einleitender Absatz nennt Vor- und Nachnamen des Arbeitnehmers, Geburtsdatum und -ort, akademische sowie öffentlich-rechtliche Titel und gibt Auskunft über die Dauer des Arbeitsverhältnisses. Eine kurze Unternehmenbeschreibung ist ebenfalls sinnvoll.

Aufgabenbeschreibung: Bei der Beschreibung der Arbeitsaufgaben ist die Position des Mitarbeiters anzugeben. Hier wird erwähnt, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten ihm oblagen. Auch konkrete Aufgabenschwerpunkte oder Sonderprojekte können hier Erwähnung finden.

Leistungsbeurteilung: In der Beurteilung der Arbeitsweise des Mitarbeiters erfolgt die Einschätzung seiner Fachkenntnis und Leistungsbereitschaft sowie seines Arbeitserfolges. Dieser Abschnitt endet mit einer zusammenfassenden Bewertung, der so genannten Zufriedenheitsformel. Hier sind die Formulierungen entsprechen der folgenden Benotung zu wählen:

Verhaltensbeurteilung: Für die Beurteilung des Verhaltens des Mitarbeiters gegenüber Vorgesetzten und Kollegen sowie Geschäftspartnern und Kunden sind folgende Formulierungen üblich:

Schlussabsatz: Wenn vom Arbeitnehmer gewünscht, ist der Grund für das Ende des Arbeitsverhältnisses zu nennen. Eine Dankesformel mit Zukunftswünschen ist laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes nicht erforderlich (BAG, Urteil v. 20.02.2001, Az.: 9 AZR 44/00 und BAG, Urteil v. 11.12.2012, Az.: 9 AZR 227/11).

Ausstellungsdatum: Datieren Sie das Zeugnis auf den Tag, an dem das Arbeitsverhältnis rechtlich endet.

Unterschriften: Die Namen der unterzeichnenden Personen sowie ihre Stellung in der Unternehmenshierarchie sollten erkennbar sein.

Das gehört nicht ins Arbeitszeugnis

Im Arbeitszeugnis unzulässig sind Bemerkungen über:

• Höhe des Gehalts
• Kündigungsgründe
• Vorstrafen, Abmahnungen
• Behinderungen, Krankheiten und Fehlzeiten
• Betriebsratstätigkeit, Gewerkschaftsengagement
• Parteizugehörigkeit
• religiöses Engagement
• Nebentätigkeiten/Ehrenämter
• Urlaubs- und Fortbildungszeiten
• Privatleben

Darüber hinaus darf im Text weder kursiv oder fett gedruckt noch unterstrichen werden. Ausrufe-, Frage- und Anführungszeichen sind ebenfalls nicht erlaubt.

10 Tipps für die professionelle Gestaltung von Arbeitszeugnissen

Ein Zeugnis wirkt immer als Ganzes. Sowohl die formale und inhaltliche Vollständigkeit als auch die sprachliche Gestaltung sind wichtige Qualitätsmerkmale. Fragen Sie sich mit Blick auf den späteren Leser des Zeugnisses:

• Sind alle wesentlichen Informationen enthalten?
• Sind die gewählten Formulierungen (unmiss)verständlich?
• Ist das Zeugnis glaubwürdig?

Informationsgehalt, Verständlichkeit und Glaubwürdigkeit sind zentrale Kriterien für die Aussagekraft von Arbeitszeugnissen. Auf folgende Punkte sollten Sie Ihre besondere Aufmerksamkeit richten.

1. Positionsbezeichnung

Achten Sie bei der Positionsbezeichnung auf die Verwendung gängiger Begriffe. Es sollte daraus abzulesen sein, welche Aufgabe dem Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zukam.

2. Firmenbeschreibung

Eine kurze Beschreibung des bisherigen Arbeitgebers ist keine Pflicht, kann dem Leser allerdings den Stellenwert der Position vor Augen führen, die der Mitarbeiter im Unternehmen innehatte. Wenn Sie Ihr Unternehmen vorstellen, geben Sie damit indirekt auch Auskunft darüber, mit welchen Arbeitsformen der Mitarbeiter vertraut ist: Beispielsweise weist ein Start-up andere Strukturen auf als ein Konzern.

3. Aufgabenbeschreibung

In Zeiten flacherer Hierarchien sind die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der einzelnen Mitarbeiter wesentlich umfangreicher geworden. Dies sollte auch im Zeugnis deutlich werden. Vermeiden Sie Verallgemeinerungen wie: „Zu seinen/ihren Aufgaben zählten Kundenbetreuung, Neukundengewinnung etc.“

Formulieren Sie stattdessen so detailliert wie möglich: „Zu seinen/ihren Aufgaben zählten neben der Betreuung von B2B-Kunden in Deutschland und Frankreich die gezielte Ansprache von Neukunden und der intensive Ausbau internationaler Geschäftsbeziehungen.“

Beschreiben Sie die Entwicklung des Mitarbeiters seit Beginn des Arbeitsverhältnisses in Ihrem Unternehmen: Welches sind seine Kompetenzen, wo gab es Ausweitungen oder inhaltliche Änderungen seines Aufgabenbereiches? War er mit Sonderaufgaben oder Projektarbeiten betraut?

4. Leistungsbeurteilung

Als Personalverantwortlicher in einem größeren Unternehmen kennen Sie die Mitarbeiter, für die Sie ein Arbeitszeugnis ausstellen, wahrscheinlich nicht oder nicht ausreichend genug, um sie persönlich beurteilen zu können. In diesem Fall sollten Sie direkte Vorgesetzte miteinbeziehen.

Bescheinigen Sie dem Mitarbeiter diejenigen Fähigkeiten, die für seine Tätigkeit besonders wichtig waren. Gehen Sie dabei auf folgende Aspekte ein:

Die Leistungszusammenfassung (Gesamtnote) sollte klar und als solche erkennbar sein.

5. Verhaltensbeurteilung

Dieser Abschnitt wird in Arbeitszeugnissen oft pauschal abgehandelt – und das in einer Zeit, in der die so genannten Soft Skills immer mehr an Bedeutung gewinnen. Formulierungen wie „Sein zuvorkommendes Verhalten wurde von allen geschätzt“ sind austauschbar und im Grunde nichtssagend. Setzen Sie stattdessen auf eine präzise und aussagekräftige Bewertung, die individuelle Persönlichkeitsmerkmale deutlich werden lässt.

6. Nicht zu viel Lob

Übermäßiges Lob kann eine gegenteilige Wirkung haben. Wenn Sie durchgehend Superlative oder Wendungen wie „sehr gut“, „hervorragend“, „ausgezeichnet“ etc. verwenden, erfolgt keine wirklich persönliche Würdigung des Mitarbeiters. Beim Leser entsteht so der Eindruck, dass es sich um ein reines Gefälligkeitszeugnis handelt. Mit positiv konnotierten Adjekten und Adverbien (effizient, zielstrebig, engagiert, zügig, aktiv, konsequent etc.) bringen Sie Ihre Wertschätzung auf glaubwürdige Weise zum Ausdruck.

7. Schlussabsatz

Versäumen Sie nicht, das Zeugnis mit einer Formel zu schließen, in der Sie das Ausscheiden des Arbeitnehmers bedauern, ihm danken und für die Zukunft alles Gute wünschen. Wenn auch nicht gesetzlich vorgeschrieben, so ist diese Dankes- und Wunschformel doch üblich. Ihr Fehlen lässt auf eine negative Bewertung Ihrerseits schließen. Der Schlussabsatz könnte folgendermaßen lauten:

„Das Ausscheiden von XY bedauern wir sehr und danken ihm/ihr für die geleistete, erfolgreiche Arbeit und jederzeit gute Zusammenarbeit. Für die Zukunft wünschen wir ihm/ihr beruflich und persönlich alles Gute.“

8. Länge

Je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit sollte ein Arbeitszeugnis ein bis zwei Seiten lang sein. Fällt ein Zeugnis zu kurz aus, kann dies als Zeichen geringer Wertschätzung interpretiert werden. Zu lange Zeugnisse wiederum erwecken leicht den Verdacht, vom Mitarbeiter selbst verfasst worden zu sein.

9. Standardisierte Textbausteine und Codes

Über die Verwendung standardisierter Textbausteine und so genannter Geheim-Codes der Personaler herrscht Uneinigkeit. Befürworter argumentieren, dass mit ihrer Hilfe bestimmte Botschaften leichter übermittelt und eindeutiger entschlüsselt werden können, als dies bei individuellen Formulierungen der Fall wäre. Gegner erheben den Einwand, dass das Arbeitszeugnis eines Einzelnen nicht aussagekräftig ist, wenn sich darin Formulierungen finden wie in dem Zeugnis jeder anderen Person.

Um einen Entwurf zu erstellen, können Sie ein Online-Tool wie den Arbeitszeugnisgenerator oder eine spezielle Software nutzen. Gehen Sie aber sparsam mit den vorgeschlagenen Formulierungen um und modifizieren Sie diese.

10. Eigene Formulierungen

Ein gutes Zeugnis zeichnet sich durch eine eigene Sprache aus, die zu der individuellen Persönlichkeit sowie den Arbeitsaufgaben und Leistungen des Mitarbeiters passt.

6 Fehler, die Sie vermeiden sollten

Sowohl im inhaltlichen als auch im sprachlichen Bereich halten Arbeitszeugnisse zahlreiche Fallstricke bereit. Wer diese nicht kennt, kann eine gänzlich andere Botschaft vermitteln als beabsichtigt. Sind Sie etwa nicht mit den Techniken vertraut, die Arbeitgeber anwenden, um versteckte Kritik auszudrücken, kann es passieren, dass Sie Ihren Mitarbeiter ungewollt in einem schlechten Licht präsentieren.

Fehler Nr. 1: Lassen Sie nichts aus

Halten Sie die Abschnitte Aufgabenbeschreibung und Leistungsbewertung nicht zu knapp. Das Fehlen ausführlicher Informationen könnte leicht als verschwiegene Kritik missverstanden werden, denn die so genannte „Leerstellentechnik“ oder das „beredte Schweigen“ ist ein verbreitetes Mittel Unzufriedenheit auszudrücken. Treffen Sie beispielsweise keine Aussage zur Arbeitsbereitschaft, könnte ein zukünftiger Personalchef daraus schließen, dass es in diesem Bereich Defizite gab.

Fehler Nr. 2: Achten Sie auf die Reihenfolge

Ähnlich verhält es sich, wenn Sie in Aufzählungen die gebotene Reihenfolge nicht beachten. Das Lob „Sein Umgang mit Kollegen und Vorgesetzten war vorbildlich“ könnte ganz und gar gegenteilig verstanden werden, denn auch die Verwendung der falschen Reihenfolge ist eine beliebte Technik, versteckte Kritik auszudrücken.

Fehler Nr. 3: Erwähnen Sie nicht das Selbstverständliche

Auch wer einem Mitarbeiter Fähigkeiten bescheinigt, die für seine Tätigkeit selbstverständlich sind, kann ihm damit mehr schaden als nutzen. Wenn Sie Punkte hervorheben, die eigentlich nicht erwähnenswert sind – etwa der sichere Umgang mit dem MS-Office-Paket im Sekretariat – entsteht der Eindruck, der Arbeitnehmer habe keine nennenswerten Stärken.

Fehler Nr. 4: Bleiben Sie eindeutig

Unerwünschte Interpretationsspielräume entstehen auch bei der Verwendung mehrdeutiger Wendungen. Schreiben Sie beispielsweise „Er ging keiner Auseinandersetzung aus dem Weg“, kann dies positiv (der Mitarbeiter besitzt Rückgrat) aber auch negativ (er ist streitsüchtig) aufgefasst werden.

Mitunter können auch bestimmte sprachliche Stilmittel – wie etwa verneinte Negativformen – eine unbeabsichtigte Botschaft vermitteln. Die Aussage „Sein Verhalten gegenüber Kunden war nicht zu beanstanden“ (statt: „Sein Verhalten war vorbildlich“) birgt die Gefahr, als indirekte Abwertung verstanden zu werden.

Fehler Nr. 5: Übertrieben Sie es nicht

Doch auch positive Formulierungen können Fragen aufwerfen, etwa wenn bestimmte Ausdrücke immer wieder im Text auftauchen. Gebrauchen Sie beispielsweise ausschließlich das Wort „hervorragend“, um Ihrer Zufriedenheit Ausdruck zu verleihen, schadet das der Glaubwürdigkeit. Dasselbe gilt für die übertriebene Verwendung von Superlativen.

Fehler Nr. 6: Widersprechen Sie sich nicht selbst

Nicht zuletzt ist es sehr verbreitet, dass Arbeitszeugnisse widersprüchliche Bewertungen enthalten. So kommt es etwa vor, dass Einzelbewertungen bezüglich Arbeitsleistung, Sozialverhalten oder Führungsqualität weniger gut ausfallen als die Gesamtbewertung – oder umgekehrt. Fehlt eine einheitliche Bewertung, wird es für den potenziellen neuen Arbeitgeber schwer, sich ein Bild von der betreffenden Person zu machen.

Extra-Tipp

Referenzen oder Empfehlungsschreiben als Alternative zum Arbeitszeugnis

Referenzen und Empfehlungsschreiben, die in vielen Ländern Standard sind, setzen sich auch hierzulande immer mehr durch. Experten sprechen diesen Dokumenten eine höhere Aussagekraft zu als dem wohlwollenden Arbeitszeugnis:

Zeugnisse lenken den Blick auf mögliche Schwächen, während Referenzen die Stärken des potenziellen Kandidaten hervorheben,

so die Personalberaterin Doris Mailänder.

Es empfiehlt sich, das Empfehlungsschreiben mit einer qualifizierten neutralen Tätigkeitsbeschreibung zu verknüpfen, um den gesetzlichen Vorgaben zu genügen.