Outlook 2013 - Email und Postfach von Easy Training

Dozent des Vortrages Outlook 2013 - Email und Postfach

Easy Training

Easy-Training ist spezialisiert auf E-Learning Produktionen für die berufliche Weiterbildung und seit 1999 in diesem Segment tätig. Die Easy-Training Autoren und Mediendidakten haben langjährige Erfahrung im Aufbau und der Umsetzung von Onlinekursen. Ihre Office Lerninhalte wurden 2012 und 2013 vom E-Learning Journal mit der Note „Sehr Gut“ bewertet.

Kundenrezensionen

Auszüge aus dem Begleitmaterial

... Optionen zum Erstellen von neuen E-Mail-Nachrichten, die Option Löschen, Antwortmöglichkeiten auf erhaltene E-Mails, QuickSteps, die Option Verschieben, Kategorien und Suchoptionen. Auf der Registerkarte „Senden/Empfangen“ haben Sie verschiedenen Möglichkeiten Ihre E-Mail-Konten und Ordner zu aktualisieren und zu verwalten. Mithilfe der Registerkarte „Ordner“ können Sie Ihre bestehenden Ordner verwalten und formatieren, sowie neue erstellen. ...

... Die Daten werden als eine „.pst“-Datei entweder auf Ihrem Rechner oder auf einem E-Mail-Server gespeichert. Bevor Sie mit Outlook E-Mail-Nachrichten senden oder empfangen können, müssen Sie die Verbindung zu Ihrem E-Mail-Konto herstellen. Wenn in Ihrem Unternehmen Microsoft Exchange eingesetzt wird, versucht Outlook 2013 Ihr E- Mail-Konto für Sie einzurichten. Wenn Sie ein internetbasiertes E-Mail-Konto, wie Hotmail, Google Mail oder Yahoo verwenden, geben Sie Ihren Namen, die ...

... Konfiguration können Sie auch nutzen, falls Ihr Konto aus irgendeinem Grund nicht automatisch konfiguriert werden konnte. Gehen Sie wieder in die Backstage-Ansicht und klicken Sie wieder auf die Schaltfläche „Konto hinzufügen“. Wählen Sie nun im ...

... 3. Die dritte Option ist das Erstellen einer Verbindung zu einem POP-oder IMAP-Konto. Wenn Sie mithilfe von POP3 oder IMAP4 eine Verbindung mit Ihrem E- Mail-Konto herstellen, können Sie die E-Mail-Grundfunktionen in Outlook nutzen, jedoch sind einige E-Mail-, Kalender- und Kontaktverwaltungsfunktionen eingeschränkt, welche bei der Verwendung eines Exchange-Kontos vorhanden sind. In unserem Training zeigen wir Ihnen die Variante, wie Sie ein ...

... Angaben für den Posteingangsserver und Postausgangsserver aus und gehen Sie danach zum Register „Postausgangsserver “. Aktivieren Sie hier das Häkchen bei “Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung“. Die Einstellung „Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden“ sollte automatisch aktiviert werden. Nachdem Sie alle Angaben eingetragen haben, klicken Sie auf „OK“. ...

... Um die Arbeit mit dem Umgang solcher Elemente wie E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen zu minimieren, enthält Outlook ein Modul für jeden Informationstyp und stellt jedes Modul in einem ähnlichen Interface dar. Dadurch können Sie mit den verschiedenen Elementen auf ähnliche Art und Weise arbeiten. ...

... Hier wird der Inhalt des ausgewählten Ordners im Navigationsbereich angezeigt. Alle E-Mails in diesem Ordner werden chronologisch aufgelistet. Sie können dann die entsprechenden E-Mails auswählen, um deren Inhalte im „Lesebereich“ sehen zu können. Wenn der „Lesebereich“ aktiviert ist, können Sie sich den Inhalt des ausgewählten Elements oder der Anlage auf der rechten Seite Ihres Outlook-Fensters anzeigen lassen. ...

... Je nachdem was Sie auswählen, in unserem Beispiel wählen wir alle drei Möglichkeiten aus, kann diese eine Vorschau Ihres Kalenders ein Suchfeld für Personen und eine Liste aller Aktivitäten für den Rest der Woche anzeigen, wie beispielsweise anstehende Termine, oder Ihre Aufgabenliste. Die Statusleiste wird am unteren Rand des Fensters angezeigt. Sie beinhaltet Informationen ...

... Dieser kann der Absender, der Betreff, Schlüsselwörter oder anderen Informationen, wie das Vorhandensein von Anlagen sein. Sobald Sie nach einem Begriff suchen, erscheint die dynamische Registerkarte „Suchtools - Suchen“. Diese enthält eine Reihe von Filtern, die effizient Ihre Suche auf die Elemente fokussiert, nach denen Sie suchen möchten. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „x“ beenden Sie Ihren Suchvorgang. 3.3 Modul „Kalender“: Um zum Modul „Kalender“ zu kommen, klicken Sie unten im Navigationsbereich einfach auf das Symbol „Kalender“. ...

... auf der Registerkarte „Start“ entsprechend dem Modul angepasst. In der Gruppe „Neu“ können Sie jetzt standardmäßig keine neue E-Mail mehr erstellen, sondern neue Termine oder Besprechungen. Elemente wie die Statusleiste und die Symbolleiste für den Schnellzugriff, finden Sie natürlich auch in diesem Modul. ...

... Mithilfe der Drop-Down-Menüs können Sie verschiedene Details zu den einzelnen Feldern angeben. All diese Details werden auch der Visitenkarte hinzugefügt. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über die Details, die Sie im Kontaktformular ausgefüllt haben. Mit einem Doppelklick auf die Schaltfläche „Kontaktbild hinzufügen“, können Sie sogar ein Foto des neu erstellten ...

... Die Optionen in der Gruppe „Kommunizieren“ können Sie nutzen, um dem Kontakt eine E -Mail oder eine Einladung zur Besprechung zu schicken. Auf der Registerkarte „Kontakt“ bietet Ihnen die Gruppe „Optionen“ weiterhin die Möglichkeit, die Visitenkarte des Kontaktes zu bearbeiten. ...

... Bei „Notizen“ können Sie sich Vermerke zu der Person notieren. Im Register „Neuigkeiten“ können Sie eine Verbindung zu Ihren sozialen Onlinenetzwerken herstellen. Wie dies funktioniert, zeigen wir Ihnen im entsprechenden Training. ...

... Ihre sogenannte „Vorgangsliste“ die alle aktuellen Aufgaben beinhaltet. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um eine Aufgabe in Outlook zu erstellen. Über die Schaltfläche „Neue Aufgabe“ können Sie eine neue Aufgabe erstellen. Hierbei öffnet sich das entsprechende Dialogfeld in dem Sie alle Details zu Ihrer Aufgabe eintragen können: ...

... 3.6 Modul „Notizen“: Auch im Outlook 2013 stehen Ihnen elektronische Notizen zur Verfügung, die Ihnen helfen, sich an hektischen Tagen an wichtige Sachen zu erinnern. Um zum Modul „Notizen“ zu gelangen, klicken Sie unten im Navigationsbereich ...

... „Neue Notiz“ klicken, um eine neue Notiz einzugeben und zu speichern. Ein kleiner Notizzettel wird angezeigt, auf dem Sie direkt Ihre Notizen eintippen können. ...

... Details dazu gibt es im Kapitel „Anlagen und Objekte anhängen“. Die Registerkarten „Nachricht“ und „Optionen“ bieten Ihnen spezifische Befehle für das Versenden von E-Mails. Den gewünschten Nachrichtentext können Sie im Textfeld eingeben. Mithilfe der genannten Registerkarten können Sie nun den Text formatieren und Grafiken einfügen. ...

... E-Mail zu schicken, können Sie die E-Mail-Adressen durch ein Semikolon trennen. Im Feld „Cc“ können Sie Empfänger eingeben, die diese Nachricht als Kopie und somit nur als reine Information erhalten sollen. Es gibt noch eine weitere Empfängerart: die sogenannte „Blindkopie“. In diesem Feld können Sie Personen angeben, die diese E-Mail heimlich erhalten sollen. Das bedeutet, dass keiner der anderen Empfänger sieht, dass diese bestimmte Person oder Personen ...

... Gehen Sie nun in der Dialogbox „Outlook - Optionen“ auf „Erweitert“ und deaktivieren Sie bei „Senden und Empfangen“ das Kontrollkästchen „Bei bestehender Verbindung sofort senden“. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Eingaben zu bestätigen und das Dialogfeld zu schließen. Wenn Sie jetzt nach dem Erstellen der Nachricht auf „Senden“ klicken, wird ...

... sollten Sie vor dem Versenden von E-Mails sichergehen, dass Sie dies vom richtigen Konto aus tun. Standardmäßig wählt Outlook das Konto, in dem Sie gerade arbeiten. ...

... Geben Sie den Empfänger ein. Wenn Sie in der Vergangenheit dieser Person bereits eine E- Mail geschickt haben, können Sie den ersten Buchstaben des Namens der Person eingeben und Outlook zeigt Ihnen eine Liste von Adressen an, aus der Sie die gewünschte Adresse auswählen können. Geben Sie nun noch den Betreff ein und verfassen Sie den Text der Nachricht. Um einen Anhang zu versenden, klicken Sie bei der Registerkarte „Nachricht“ in ...

... Anlagen können Sie auch per „Drag & Drop“ einfügen. Suchen Sie eine Datei in Ihrem Windows-Explorer und ziehen Sie die jeweilige Datei mit gedrückter linker Maustaste in das Textfeld Ihrer Nachricht. ...

... Im Dialogfeld „Link einfügen“ können Sie nun die Art des Links bestimmen, beispielsweise eine Internetseite, oder eine Datei. Wählen Sie die entsprechende Datei dann in Ihrem Ordner aus. Soll eine Internetseite verlinkt werden, so geben ...

... Dieselben Optionen sehen Sie auch über der Nachricht im Lesebereich. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Antworten“ klicken, erscheint ein neuer Eingabebereich über der alten Nachricht im Lesebereich. Wenn Ihnen diese Ansicht zu unübersichtlich ist und Sie lieber in einem separaten Fenster arbeiten möchten, so klicken Sie auf ...

... 6.3 Weiterleiten: Wählen Sie die Nachricht, die Sie weiterleiten möchten aus und klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Antworten“ auf „Weiterleiten“. Die gesamte ursprüngliche Nachricht, einschließlich beigefügter Anlagen und dem Eingabebereich für Ihren Nachrichtentext, wird wieder im Lesebereich angezeigt. Auch hier können Sie die Option „Abdocken“ verwenden um Ihren Text in einem separaten Nachrichtenfenster einzugeben und zu formatieren. ...

... Nun kann es vorkommen, dass Sie beim Senden oder Weiterleiten einer E-Mail, einen Empfänger oder eine Anlage vergessen haben. Wenn Sie eine Nachricht deshalb erneut versenden möchten, so klicken Sie auf „Gesendete Elemente“ in der Navigationsansicht. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie erneut versenden ...

... Aufgabenbereich unten rechts im Outlook-Fenster. Dort wird nun Ihre E-Mail als Aufgabe angezeigt. Sie können auch zum Modul „Aufgaben“ wechseln, wo Ihre gekennzeichnete Nachricht ebenfalls aufgelistet wird. 7.3 E-Mails farblich markieren: Um Ihre gekennzeichneten E-Mails besser unterscheiden zu können, können Sie diese mit Farbkategorien versehen. Gehen Sie zurück ins Modul „Mail“ rechts in den Aufgabenbereich, wo die gekennzeichnete ...

... Öffnen Sie zunächst die gekennzeichnete E-Mail mit einem Doppelklick im Inhalts- oder Aufgabenbereich. Machen Sie in der geöffneten E-Mail einen Doppelklick auf den farbigen Balken. Das Dialogfeld „Farbkategorien“ öffnet sich, in dem Sie nun alle Farbkategorien angezeigt bekommen. Wenn Sie mit der Standardfarbe für die gekennzeichnete E-Mail einverstanden sind, so lassen Sie das Häkchen gesetzt. ...

... Das kann besonders praktisch sein, wenn Sie private und geschäftliche E-Mails in einem E-Mail-Konto verwalten, oder generell einen hohen E-Mail-Verkehr haben. Sie könnten Ihre E-Mails beispielsweise auch nach Kunden farblich sortieren. 7.6 Eine Nachricht als „erledigt“ markieren oder die Kennzeichnung löschen: Nachdem Sie Ihre gekennzeichnete E- Mail fertig bearbeitet haben, können Sie diese als erledigt markieren, damit diese ...

... Nachricht wird im Aufgabenbereich und im Modul „Aufgaben“ aus der Liste gelöscht. 7.7 Schnellklickkategorien: Sie haben bereits gelernt, wie Sie einer Nachricht aus Ihrem Posteingang eine Farbkategorie zuweisen können. Dies können Sie nach dem Kennzeichnen im Aufgabenbereich unten rechts tun. ...

... Möchten Sie diese umbenennen, klicken Sie wieder den Balken „Fällig am: Heute“ an und gehen Sie in der Gruppe „Kategorien“ auf „Kategorisieren“. Wählen Sie im Drop -Down-Menü die Option „Alle Kategorien“ aus. Hier können Sie die Kategorie Lila einfach umbenennen, zum Beispiel in „Wichtig“. Sie haben hier auch noch einmal die Möglichkeit, eine andere Farbe zu wählen, sowie eine Tastenkombination festzulegen. Mit einem Klick auf „OK“ bestätigen Sie Ihre Angaben. ...

... Um Ihre Nachrichten zu organisieren, können Sie Ordner erstellen, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den das Wort „Posteingang“ klicken. Wählen Sie im Kontextmenü „Neuer Ordner“. Der neue Ordner wird automatisch als Unterordner erstellt und erscheint direkt unter „Posteingang“. Ihren Ordner können Sie gleich benennen. Für unsere Zwecke nennen wir diesen Ordner „Testordner“. ...

... Auf der Registerkarte „Ordner“ haben Sie nun ebenfalls alle Möglichkeiten, die Ihnen auch im Kontextmenü zur Verfügung stehen. 8.3 E-Mails in Ordner verschieben: Bereits erhaltene und neue E-Mails können Sie nun per Drag & Drop in die von Ihnen erstellten Ordner ziehen. Ein weiterer Weg E-Mails in bestimmte Ordner zu ...

... Wenn Sie sich E-Mails anzeigen lassen, können Sie ebenfalls entscheiden, ob Sie sich diese als Unterhaltung anzeigen lassen möchten, oder nicht. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte „Ansicht“ und aktivieren Sie in der Gruppe „Nachrichten“ das Kästchen „Als Unterhaltung anzeigen“. Eine Dialogbox öffnet sich, die Sie abfragt für welche Ordner diese Funktion abgewendet werden soll. Wählen Sie entweder „Alle Postfächer“ oder nur „Diesen Ordner“. Wie Sie sehen, werden nun alle Antworten einer ...

... Diesen Teil nennt man Ihre Signatur. Ihre Signatur können Sie auch automatisch an jede Nachricht anhängen, indem Sie eine E-Mail-Signatur erstellen und Ihrem E-Mail-Konto zuweisen. Dadurch brauchen Sie diese nicht ständig neu eingeben. Sie können unterschiedliche Signaturen für unterschiedliche Nachrichtentypen erstellen, wie zum Beispiel für geschäftliche oder private Zwecke. ...

... Die Visitenkarte wurde eingefügt und wird als Ihre Signatur verwendet. Wenn Sie den Text Ihrer Signatur vervollständigt haben, können Sie nun bestimmen, für welches Ihrer E-Mail-Konten die Signatur gelten soll. ...

... Signaturen erstellen und diese, falls Sie mit mehreren E-Mail-Konten arbeiten, diesen zuordnen. Verfahren Sie jedes Mal gleich, benennen Sie die jeweiligen Signaturen jedoch eindeutig, um Verwechslungen bei der Zuordnung zu vermeiden. 9.3 Signatur wählen: Falls Sie mehrere Signaturen erstellt haben, können Sie zwischen diesen bei jeder E-Mail, die Sie verfassen, wechseln. Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht, indem Sie auf „Neue E -Mail-Nachricht“ klicken. Sie können sehen, dass die standardmäßig eingestellte Signatur für dieses E-Mail-Konto ...