Zeitpläne effektiv umsetzen
Über den Vortrag
Mit dem erworbenen Grundlagenwissen geht es nun in die Praxis. Um Ihre Aufgaben zielgerichtet und zeitgerecht erledigen zu können, bekommen Sie Lösungen für verschiedene Situationen an die Hand. Konzentriertes und produktives Arbeiten als auch Delegation und Nein-Sagen stehen dabei im Mittelpunkt. Ebenso erhalten Sie Einblick in komplexere Selbst-Management-Systeme.Der Vortrag „Zeitpläne effektiv umsetzen“ von Andreas Rechter ist Bestandteil des Kurses „Zeit- und Selbstmanagement“. Der Vortrag ist dabei in folgende Kapitel unterteilt:
- Leitfaden
- Bewusste Entscheidungen
- Pomodoro-Technik
- Leistungskurve Biorhythmus
- Störfreie Zeiten
- Kunst des Neinsagens
- Delegation
- Arbeitsplatz-Organisation
Quiz zum Vortrag
Wie lautet das Prinzip der Pomodoro-Technik?
- 25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause.
- 15 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause.
- 25 Minuten arbeiten, 10 Minuten Pause.
- 15 Minuten arbeiten, 10 Minuten Pause.
Welche Vorteile bieten festgelegte Pausen?
- Aufrechterhaltung der Konzentrationsfähigkeit
- Reduzierung von Unterbrechungen
- Flexibilisierung der Tätigkeiten
- Lösung von Blockaden
- Schnelleres Bearbeiten von Aufgaben
Was trifft auf die menschliche Leistungsfähigkeit zu?
- Die Leistungsfähigkeit steigt bis 11 Uhr morgens und fällt dann ab bis 15 Uhr.
- Jeder Mensch besitzt mehrere Hoch- und Tiefphasen am Tag.
- Jeder Mensch ist morgens sehr aktiv und daher am produktivsten.
- Für eine gute Leistungsfähigkeit sind 6-7 Stunden Schlaf ausreichend.
Angenommen, Sie wurden bei einer Aufgabe unterbrochen, die viel Konzentration erfordert. Mit welcher neuen Einarbeitungszeit müssen Sie rechnen, um am vorherigen Leistungsstand anzuknüpfen?
- 10 Minuten
- 5 Minuten
- 8 Minuten
- 15 Minuten
Was können Sie tun, um das Neinsagen zu trainieren?
- Standhaft bleiben und wenn nötig wiederholt Nein sagen
- Delegationsmöglichkeiten bedenken
- Verständnis für die Enttäuschung des Anderen zeigen
- Eine zeitlang häufig und bei den gleichen Kollegen Nein sagen
- Alternativ-Termine anbieten
Welche Vorteile bietet eine Delegation?
- Wertschätzung der Kenntnisse und Erfahrungen von anderen Personen.
- Mut und Selbstbewusstsein, etwas abgeben zu können.
- Kompetenz anderer Personen wird gefördert.
- Zeit kann für andere wichtige Aufgaben verwendet werden.
- Förderung der eigenen Fähigkeiten.
Welche Tätigkeiten lassen sich nicht delegieren?
- Aufgaben von Führungskräften.
- Aufgaben, die direkt entschieden werden müssen.
- Aufgaben mit hoher Tragweite und hohem Risiko-Anteil.
- Teilnahme an Besprechungen und Informationsveranstaltungen.
- Vertrauliche Angelegenheiten.
Was muss während der Delegation einer Aufgabe berücksichtigt werden?
- Ansprechbar sein und Interesse zeigen.
- Konstruktives Feedback geben sowie Lob und Dank aussprechen.
- Zwischenstände erläutern lassen.
- Keine Rückdelegation zulassen.
- So wenig wie möglich steuernd eingreifen.
Welche 7 Körbe sollten an jedem Wohlfühl-Arbeitsplatz zu finden sein?
- Eingang, Erledigen, Lesen, Wiedervorlage, Ablage, Ausgang, Papierkorb
- Eingang, Termine, Lesen, Wiedervorlage, Ablage, Ausgang, Papierkorb
- Eingang, Erledigen, Lesen, Wiedervorlage, Archivierung, Ausgang, Papierkorb
- Eingang, Erledigen, Lesen, Delegation, Ablage, Ausgang, Papierkorb
Wie viele Mappen sollten im Idealfall in der Wiedervorlage angelegt werden?
- 43
- 47
- 42
- 38
- 53
Dozent des Vortrages Zeitpläne effektiv umsetzen
Andreas Rechter
Als langjährig erfahrener Trainer und Berater mit der Kernkompetenz „Zeit - und Selbstmanagement“ ist Andreas Rechter Ansprechpartner für Coachings jeder Art zur effektiven Zeit- und Projektplanung im Unternehmensalltag. Über sich selbst sagt er: "Die Freude an der Beratung anderer Menschen sowie die erfolgreiche Vermittlung von Selbstmanagement-Techniken und neuer Impulse treibt mich an. Meine Kunden lernen, ihre Zeit effektiver und effizienter zu nutzen."Kundenrezensionen
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Auszüge aus dem Begleitmaterial
... planen 4. Zeitplansysteme > Papierbasiert > Elektronisch > Kombination > Listen vs. Mind Mapping > Datenbank & Ablage … Auszeit … ...
... mindestens 3 Wochen Training. Schärfen Sie Ihr Bewusstsein, bevor Sie eine neue Aktivität beginnen: > Halten Sie kurz inne: Ist diese Aktion aktuell sinnvoll, i.S.v. wichtig oder dringend notwendig? > Nutzen Sie Ihre Ziele als Entscheidungshilfe. > Überlegen Sie sich Ihre ...
... Sie Ideen, Anfragen etc. auf die Zeit danach. Arbeiten Sie durchgängig, bis die Zeit abgelaufen ist, und markieren Sie die Aufgabe mit 1 Pomodoro-Kreis 4. Machen Sie eine 5-Minuten-Pause, um sich zu refokussieren. 5. Nach 4 erfolgreichen Wiederholungen (2 Std.) haben Sie sich eine Langzeit-Pause von 15 Minuten verdient. Vorteile der festgelegten Pausen: - Aufrechterhaltung ...
... Sie diesen Verlauf bei Ihrer Tagesplanung und im Tagesverlauf: Legen Sie die wichtigen Aufgaben in die Hochphasen, wenn Sie in Topform sind und sich gut konzentrieren können (z.B. Konzept erstellen). Kleinere, abwechslungsreiche und eher unwichtigere Aufgaben lassen sich gut in den Tiefphasen erledigen (Botengänge, kurze Emails ...
... Sie für störfreie Zeiten © Andreas Rechter | Zeit- und Selbst-Management 58 > Handlungsoptionen: - Termine mit sich selbst reservieren (z.B. in Outlook) - Telefon umleiten (Mailbox) - Gespräche verschieben - Arbeitsplatz kennzeichnen (Ampel, Fahne, Kopfhörer, Stecknadel/Klammer) - Arbeitsplatz wechseln, sich zurückziehen (z.B. Besprechungszimmer, Home-Office). - „Stille Stunde“ mit Personen in Ihrem ...
... ob Ihr Gesprächspartner auch konstruktiv reagieren könnte. - Eigene Kosten-Nutzen-Relation abwägen. - Beurteilen Sie Ihre Kapazität und den erzielbaren Mehrwert. - Spielen Sie die Situation im Kopf durch (Neinsagen üben ...
... erbitten > Delegationsmöglichkeiten bedenken > Alternativ-Termine anbieten > Argumentatives Neinsagen: Umpriorisierung von Aufgaben aushandeln oder Bedingungen stellen. > „Nein“ sagen, aber richtig, selbstbewusst und konsequent: - Erläutern Sie Ihre Gründe und holen Sie Verständnis für Ihre aktuelle Kapazität, Aufgaben und Prioritäten ein. - Zeigen ...
... Selbstüberschätzung - Eigene Präferenzen: Bearbeiten Sie alles selbst oder delegieren Sie schon? © Andreas Rechter | Zeit- und Selbst-Management 61 > Vorteile & Nutzen der Delegation - Verbesserte Selbsteinschätzung - Mut und Selbstbewusstsein, etwas abgeben zu ...
... müssen. - Aufgaben mit hoher Tragweite und hohem Risiko-Anteil - Vertrauliche Angelegenheiten: Delegierbar oder nicht? © Andreas Rechter | Zeit- und Selbst-Management 62 ...
... und sein Wiedergeben in eigenen Worten sichern. So delegieren Sie richtig © Andreas Rechter | Zeit- und Selbst-Management 63 2. Während der Durchführung - Ansprechbar sein und Interesse zeigen - Wiedervorlage: Wohldosierte Kontrolle und Zwischenstände erläutern lassen. - So wenig wie möglich ...
... benötigen Sie zum Suchen. Gestalten Sie Ihren Schreibtisch zum Wohlfühl-Arbeitsplatz © Andreas Rechter | Zeit- und Selbst-Management 64 > Die Rückkehr zum Wohlfühl-Arbeitsplatz: 1. Räumen Sie Ihren Schreibtisch komplett leer und säubern ihn. 2. Werfen Sie soviel wie möglich weg. 3. Wählen ...
... bzw. To-Do-Liste, ggf. mit einer Papier-Referenz - Ordnen Sie das aktuelle Papierstück einer Aufgabe in (Hänge-) Mappen mit handschriftlichen, prägnanten Titeln (Projekt X, Aufgabe Y, Kunde Z) statt Wichtig, Dringend, Sonstiges. > Wiedervorlage Termingebundene Unterlagen ...
... werfen Sie es weg (erledigt oder wiederbeschaffbar) oder - schneiden Sie Wichtiges zwecks weiterer Bearbeitung aus (Erledigen, Wiedervorlage, Ablage, Ausgang). - sammeln Sie nichts aus Unsicherheit! > Ablage - Archivieren Sie Informationen - ...
... > Delegation > Wohlfühl-Arbeitsplatz … Auszeit … 67 6. Kontrollieren & Anpassen > Wochenrückblick > Zeitdiebe > Kontinuierliche Verbesserung > Ausblick: ...
