"Machen Sie es fertig, und machen Sie es gut!" lautet häufig die Devise bei Projektarbeiten. Deshalb sollte die Qualitätssicherung eigentlich einen integralen Bestandteil eines jeden Projektes darstellen. Da allerdings in vielen Fällen unter Zeitdruck und mit knappem Budget gearbeitet werden muss, wird dieser Aspekt oft als erstes wegkalkuliert. Dabei lässt sich, bei effizientem Einsatz der vorhanden Möglichkeiten, mittels Qualitätssicherung viel Zeit und Geld sparen. Wir verraten Ihnen, wie eine sinnvolle Qualitätssicherung aussehen kann und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.
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Bild: “Quality Assurance“ von The Preiser Project. Lizenz: CC BY 2.0


Stellenwert im Projektprozess

Wie das Wort schon sagt, umfasst die Qualitätssicherung alle Prozesse, welche die Qualität der Projektarbeit sicherstellen sollen. Sie dient dazu, Projektvorgänge mit den zuvor festgelegten Zielen abzugleichen. Die dafür erforderlichen Maßnahmen sind vorab im Rahmen der Qualitätsplanung vom Projektmanagement festgelegt worden.

Dies macht eines deutlich: Die Qualitätssicherung dient nicht dazu, das Niveau eines Produktes oder Arbeitsprozesses kontinuierlich zu steigern. Vielmehr geht es darum, einen fixierten Standard zu erreichen oder zu halten. Um die Kontinuität zu wahren, ist es deshalb besonders wichtig, qualitätssichernde Maßnahmen nicht erst ganz zum Schluss zu ergreifen.

Stattdessen sollte das damit betraute Team möglichst früh innerhalb des Arbeitsprozesses einsteigen und fortlaufend alle Prozesse beobachten und einschätzen, um eventuellen Fehlentwicklungen möglichst früh entgegen zu wirken. Dies bedeutet insbesondere, dafür zu sorgen, dass genehmigte Änderungsanträge nicht im Sande verlaufen, sondern tatsächlich umgesetzt werden.

Dadurch können Prozesse beschleunigt und optimiert werden. Der Ausschuss sowie nicht-wertschöpfende Vorgänge werden im besten Fall identifiziert und reduziert, was am Ende häufig Kosten spart. Dies erfordert allerdings eine enge Zusammenarbeit zwischen der Qualitätsprüfung und dem Rest des Teams. Ist eine solche nicht gegeben, kann auch die engagierteste Qualitätssicherung ihren eigentlichen Wert nicht unter Beweis stellen.

Häufige Fehler

Damit die Qualitätssicherung nicht stiefmütterlich behandelt wird, gilt es, besonders häufige Fehler zu vermeiden. Hier sind einige der verbreitetsten Stolpersteine:

Unklare Vorgaben

In vielen Fällen lautet das Ergebnis der Qualitätssicherung schlicht: „Naja, zumindest wissen wir jetzt, wie wir es NICHT haben wollen!“ Sätze solcher Art können die gesamte Teamatmosphäre vergiften. Oft ist schon viel Arbeit in einen bestimmten Teilbereich geflossen, die mit solchen Aussagen zu Nichte gemacht wird.

Hüten Sie sich deshalb davor, die Qualitätssicherung als Korrektiv für unklare Projektzielvorgaben zu nutzen! Legen Sie im Vorneherein schon genau fest, was in welcher Form zu geschehen hat, um Irritation und Frustration im Nachhinein zu vermeiden.

Ansteigende Maßstäbe

Als besonders unbeliebt gelten in vielen Unternehmen diejenigen Projektleiter, die am Anfang alles durch winken, ohne auf die Qualität zu achten, zum Ende eines Projektes hin jedoch nervös werden und plötzlich alles umschmeißen, um einen vollkommen fiktiven Qualitätsstandard zu implementieren.

Ein solches Verhalten löst schnell Frust und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern aus, vor allem, wenn es lange Nachtschichten nach sich zieht.Deshalb gilt: Machen Sie als Projektmanager Ihre Ansprüche von Anfang an transparent! Legen Sie Richtlinien und Mindeststandards fest, an denen sich alle, einschließlich des Teams zur Qualitätssicherung, kontinuierlich orientieren können.

Übermäßige Formalisierung

Auch wenn fixe Kriterien unerlässlich sind: Das Wichtigste bei einer guten Qualitätssicherung ist nicht das formalistische Abhaken von Checklisten, sondern eine aufmerksame, konzentrierte Herangehensweise. Das eigene Mitdenken in einer Flut aus Formularen zu ersticken, kann dem Gesamtergebnis nur abträglich sein.

Auf der anderen Seite sollte die Qualitätssicherung auch nicht zu einer vorgeschobenen Pflichtübung verkommen. Am Ende jedes Meetings noch kurz hinterherzuschieben, dieses Treffen könne doch gewiss auch gleich mit als QS-Analyse gewertet werden, vermittelt den falschen Eindruck. Denn: Die Qualitätssicherung hat ihren eigenen Stellenwert.

Wird sie lediglich mit einer Suggestivfrage bedient, welche impliziert, dass man auf diese Weise einfach nur möglichst schnell weiter kommen möchte, sind die eigentlichen Ziele verfehlt. In einem solchen Fall wäre es ratsam, die Prioritäten offen auf das Einhalten des Zeitplans zu legen und die Qualitätssicherung hinten an zu stellen, statt weiterhin so zu tun, als sei sie maßgeblich für den aktuellen Projektfortgang.

Nur Ergebnisse prüfen

Setzt die Qualitätssicherung zu spät ein, untersucht sie oft nur die Ergebnisse, nicht aber die Prozesse, unter denen das Ergebnis entstanden ist. Dies ist insofern unsinnig, als dass schon die eingesetzte Methode häufig erkennen lässt, ob das zu erwartende Ergebnis adäquat sein wird oder nicht. Daher bietet es sich an, auch die Arbeitsprozesse einer Qualitätsanalyse zu unterziehen. Auf diese Weise können falsche Weichenstellungen zeitnah korrigiert werden.

Setzt man hier zu spät an, ist eventuell schon eine Menge Zeit oder Geld in einen Arbeitsablauf geflossen, der unweigerlich als Sackgasse enden wird. Halten Sie daher die Abstände der Qualitätssicherung so gering wie möglich, um einerseits die Kontinuität zu wahren und andererseits auch die Vorgänge zu analysieren anstatt des bloßen Produkts.

Ganz generell liegt es in der Natur der Qualitätssicherung, dass sie Fehler auffindet und Schwachstellen beleuchtet. Dies kann, je nach Temperament, einigen Kollegen durchaus unangenehm sein. Denn häufig zieht das Aufdecken von Mängeln einen zusätzlichen Zeitaufwand für Korrekturen und Gegensteuerungsmaßnahmen nach sich.

Das kann dann zu dem Gefühl führen, in seiner Arbeit um einige Schritte zurück geworfen zu werden; besonders frustrierend, wenn man geglaubt hat, diesen Teil der Aufgabe schon beendet zu haben. Solche Dämpfer lassen sich nicht vermeiden, können sich aber für einen reibungslosen Projektablauf sogar als notwendig erweisen.

Deshalb ist es wichtig, dass seitens des Projektmanagements im gesamten Team eine vertrauensvolle Atmosphäre etabliert wird, welche Fehler nicht nur zulässt, sondern als notwendige Entwicklungsanreize charakterisiert. Nur so können Sie bei Ihren Mitarbeitern die nötige Offenheit erreichen, die für eine effektive Qualitätssicherung nötig ist.

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