Termindruck und knappes Budget - solche Voraussetzungen kennen viele Projektleiter leider nur allzu gut. Um das neue Vorhaben dennoch nicht scheitern zu sehen, ist eine akkurate Planung umso wichtiger. Mithilfe einer detaillierten Kostenkalkulation ließen sich viele böse Überraschungen vermeiden. Wir verraten Ihnen, worauf es bei der Projektkostenkalkulation ankommt - und welche typischen Fehler Sie besser vermeiden.
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Bild: „BOOM!!!“ von Gurkentanz. Quelle: Photocase


Die Bedeutung der Kostenkalkulation im Projekt

Im Grunde gehört die Kostenkalkulation zu den wichtigsten Phasen eines Projekts. Sie dient dazu, im Voraus die möglicherweise anfallenden Aufwendungen zu berechnen und darüber sowohl dem eigenen Projektteam einen Orientierungsrahmen zu bieten als auch dem Kunden einen verhandelbaren Vorab-Preis nennen zu können.

Daran ist allerdings schon zu erkennen, dass es sich um einen komplexen Vorgang handelt. Je nach Größe des Projekts müssen bei der Kalkulation zahlreiche Ausgaben und Aufwendungen vorausgeplant werden. Diese Planung beruht häufig auf einer Abschätzung und ist nicht so genau. Oftmals ist mit der Projektkostenkalkulation ein Team an Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen betraut; dies können neben dem Projektleiter und dem eigentlichen Controller auch Angestellte aus dem Vertrieb, dem Einkauf, der Entwicklung oder andere direkt am Projekt Beteiligte sein.

Generell gilt: Je verschiedener die Perspektiven sind, desto ausgewogener wird vermutlich das Ergebnis. Achten Sie also darauf, eine möglichst hohe Bandbreite an Sichtweisen bei der Kalkulation mit einzubeziehen.

Vor der Kostenkalkulation kommt der Projektplan

Im Gesamtprojektablauf schließt sich die Kalkulationsphase direkt an die Erstellung des Projektplans an. Dieser ist für eine genaue Budgetierung unerlässlich! Ohne das Wissen über die nötigen Arbeitsschritte und den dafür vorgesehenen Material- und Zeitaufwand lässt sich eine Vorab-Kostenrechnung nicht durchführen. Zudem wird hieran deutlich: Je detaillierter der Projektverlaufsplan erstellt wurde, desto größer ist die Chance, auch die Projektkosten angemessen zu kalkulieren.

Generell gibt es zwei verschiedene Wege, die Kosten eines Projektes zu ermitteln: Sie können dabei entweder die Aufwendungen für das Gesamtprojekt nach Kostenkategorien unterteilt ermitteln oder aber Arbeitspaket-spezifisch vorgehen. Im Folgenden werden beide Ansätze kurz vorgestellt.

Kostenermittlung nach Kategorien

Diese Option bietet sich vor allem bei kleinen und mittelgroßen Projekten an, die vom Arbeits- und Zeitaufwand her überschaubar sind. Dabei werden alle anfallenden Kosten nach übersichtlichen Kostenarten unterteilt und auf Monatsbasis errechnet. Bewährt hat sich eine Aufteilung in

  1. Sachmittelaufwand (grob: Arbeitsmaterialien wie Software/ Notebooks oder Mietkosten für zusätzliche Räume etc.)
  2. externe Leistungen inkl. Nebenkosten (grob: alle von Außenstehenden  zulieferbare Aufwendungen wie , Anfertigung von Zeichnungen, handwerkliche Leistungen etc.)
  3. interne Leistungen inkl. Nebenkosten (grob: alle intern anfallenden Kosten wie Gehälter, Projektprämien, Auslandszulagen etc.)
  4. Reisekosten (grob: Bahnfahrten, Flüge, Hotels, Mietwagen, Spesen etc.)
  5. Schulungskosten
  6. sonstige Projektkosten (grob: Versicherungen, Dolmetscher, Gutachten, Bonitätsauskünfte etc.).

Kostenermittlung nach Arbeitspaketen

Bei größeren Projekten, die sich in viele Einzelabschnitte unterteilen und dementsprechend unübersichtlich sind, kann es dagegen ratsam sein, stattdessen die Kosten für jedes einzelne Arbeitspaket zu kalkulieren. Zwar erfolgt auch hier die Aufstellung anhand der zuvor aufgeführten Kategorien, doch werden diese nicht für das gesamte Projekt auf Monatsbasis ermittelt, sondern für jeden Projektabschnitt separat. Die Kosten des Gesamtprojekts ergeben sich aus der anschließenden Addition aller Einzelphasenkosten.

Der Vorteil eines solchen Vorgehens ist, dass so schon während des laufenden Projekts die Aufwendungen für jeden Abschnitt überwacht werden können. Drohen die Kosten für ein Arbeitspaket zu explodieren, so haben Sie die Möglichkeit, rechtzeitig einzugreifen und gegenzusteuern.

Die 4 häufigsten Fehler bei der Projektkostenkalkulation

Wie bereits anklang, können auch dem akkuratesten Planer bisweilen Fehler bei der Kalkulation unterlaufen. Solange diese sich korrigieren lassen, muss das nicht zwangsläufig das Ende Ihres Projektes bedeuten. Im Folgenden werden vier häufige Fehlerquellen nochmals gesammelt und aufgeführt.

1. Ungenaue Planung

Die Grundlage für jede Kostenkalkulation ist der Projektplan. Ist dieser noch nicht fertiggestellt oder nur unzureichend genau, werden sich auch die voraussichtlichen Aufwendungen nicht angemessen voraussehen lassen. Deshalb gilt: Bevor Sie an die Kosten gedacht wird, müssen Sie die einzelnen Projektphasen inklusive Material- und Zeitaufwand möglichst detailliert beschreiben.

2. Zu ängstliche Budgetierung

Auch wenn generell gilt: „Je genauer Sie im Bilde sind, desto genauer planen Sie“, kann auch eine zu detaillierte Kostenaufstellung Risiken in sich bergen. So werden beispielsweise häufig unbewusste Reserven eingebaut, die im Notfall angezapft werden können. Da allerdings nicht bei jedem Arbeitspaket ein solcher Notfall eintreten wird, besteht so die Gefahr, unnötig viele Pufferkosten einzuplanen, die den Preis für das gesamte Projekt unnötig in die Höhe treiben.

Seien Sie deshalb realistisch und nicht zu ängstlich in der Budgetierung. Untersuchen Sie nach Aufstellung der Kostenplanung noch einmal alle Arbeitspakete nach Reserven und entnehmen Sie bis zu 10% der höchstwahrscheinlich unnötigen Ernstfallrücklagen.

3. Aufwandsoptimismus

In der Realität zeigt sich, dass häufig Personalkosten, gerade die eigenen, zu knapp berechnet werden. Dies kann viele Gründe haben: Risikofaktoren wie krankheitsbedingter Ausfall oder Schwangerschaftsvertretungen werden nicht eingerechnet, sodass im Nachhinein Zusatzkosten anfallen, oder der anvisierte Zeitaufwand ist zu optimistisch gehalten, sodass zu wenig Mitarbeiter am Projekt beteiligt werden. Auch hier gilt: Schauen Sie genau hin! Lassen Sie sich nicht von Motivationsparolen wie „Ach, das lässt sich auch in der Hälfte der Zeit schaffen!“ blenden, wenn es dafür keine rechnerischen Grundlagen gibt.

4. Eingeschränkter Blickwinkel

Häufig ist es ratsam, gerade in die Kostenkalkulation möglichst viele unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen. Soll das Projekt abteilungsübergreifend durchgeführt werden, wäre es demnach ein Versäumnis, nicht zumindest einen Mitarbeiter aus jedem beteiligten Arbeitsgebiet hinzuzuholen. Denn: Sie können unmöglich selbst alle Eventualitäten im Blick behalten. Wenn Sie kein Experte im Vertrieb sind, werden Sie eventuell wichtige Posten in Ihrer Kalkulation unberücksichtigt lassen. Holen Sie sich deshalb Hilfe von Experten, wo sie nötig ist.

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