Hektik im Arbeitsalltag: So setzen Sie die richtigen Prioritäten

Arbeitsanalyse: Entschlacken Sie Ihren Arbeitsplatz!

Wie behandeln Sie die Ihnen erteilten Aufträge? Nach dem Prinzip „First come – first served”? Oder doch: „Was am längsten dauert, wird erst zum Schluss erledigt, Kleinigkeiten zuerst“?

Jede dieser Verfahrensweisen kann für bestimmte Aufgaben die richtige und effiziente sein. In anderen Fällen helfen Ihnen diese Schemata nicht weiter. Hüten Sie sich also davor, ein Verfahren einfach so auf alle möglichen Arbeitsvorgänge zu übertragen. Gerade hierdurch entsteht oft eine Schieflage zwischen Arbeitsaufträgen und Ressourcen. Richtiges Priorisieren hilft Ihnen dabei, Ihre Aufträge zeitgerecht zu erledigen und dabei entspannter zu arbeiten. Sie werden sehen, dass Ihnen vieles leichter fallen wird!

Bewährte Priorisierungsverfahren aus der Praxis

Es gibt in der Praxis drei weitverbreitete Priorisierungsverfahren, die Ihnen helfen, Ihren Arbeitsbereich gut zu strukturieren und Ihre Zeit besser zu nutzen. Das zuerst entwickelte Prinzip ist das Pareto-Prinzip. Es entstand zu Beginn des 20. Jahrhunderts und geht auf den italienischen Ingenieur, Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto zurück. Das zweite ist das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Es wurde ungefähr zeitgleich mit dem ABC-Prinzip in der Mitte des 20. Jahrhunderts entwickelt. Für das ABC-Prinzip, das der General Electric Manager H. Ford Dickie entwarf, griff er unter anderem auch auf die Erkenntnisse von Pareto zurück. Diese Prinzipien sind also nicht vollkommen unterschiedlich, sondern ergänzen sich teilweise.

Wie Sie 80 % Ihrer Aufgaben in nur 20 % Ihrer verfügbaren Zeit erledigen

Vilfredo Pareto kam zu der einfachen Formel, dass 80 % der für die Zielerreichung wichtigen Aufgaben in 20 % der erforderlichen Arbeitszeit erledigt werden können. Das heißt, die restlichen 20 % der für die Zielerreichung bedeutsamen Aufgaben benötigen einen Aufwand von 80 % der erforderlichen Arbeitszeit. Entschlacken Sie Ihre Arbeitsbereiche daher nach dem Pareto-Prinzip. Als einfaches Rechenbeispiel:

Beträgt der Zeitaufwand für ein Projekt insgesamt 10 Stunden, so können 80 % davon in nur 2 Stunden erledigt werden. Die weiteren 8 Stunden stehen für die verbleibenden 20 % der Zielerreichung zur Verfügung. Hier können Sie nun überlegen, welche Aufgaben davon wirklich bedeutsam sind, welche Sie selbst erledigen müssen und welche Sie an Kollegen oder Mitarbeiter delegieren könnten. Sie werden entdecken, dass es Aufgabenteile gibt, die Sie nachher sogar getrost unerledigt lassen können, weil sie für den Projekterfolg nicht mehr von Bedeutung sind.

Mit der „Vierfelder-Tafel“ zur konkreten Einschätzung

Eisenhower unterteilte die zu erledigenden Aufgaben in „wichtig“ und „dringlich“. Wichtig sind fast alle Aufgaben – besonders aus Sicht der Auftraggeber. Einige könnten sich vielleicht sogar von selbst erledigen. Dringlich sind Aufgaben dann, wenn zeitnah eine Handlung erforderlich ist. Es gibt also folgende Einteilung: 1. wichtig – dringlich, 2. wichtig – nicht dringlich, 3. nicht wichtig – dringlich und 4. nicht wichtig – nicht dringlich. In dieser Reihenfolge priorisieren Sie dann in Ihre Aufgaben. Bei den Priorisierungen mit den Ziffern 3 und 4 überlegen Sie, ob Sie Hilfe und Unterstützung für diese Tätigkeiten finden können. Delegieren Sie diese Teilbereiche, damit Sie Ihre wertvolle Zeit für Arbeiten der Priorität 1 und 2 nutzen können. Führen Sie sich dabei vor Augen, dass unwichtige Aufgaben zwar häufig dringend gemacht werden müssen, aber nur eine niedrige Priorität haben.

ABC oder MoSCoW– aus 4 mach 3

Konkrete Zielvorgaben sind für die Prioritätensetzung das Nonplusultra. Noch stärker als das Pareto- und das Eisenhower-Prinzip ist die ABC-Methode auf die drei Prioritätsstufen der Bearbeitung fokussiert. Hier werden jetzt die zu erledigenden Aufgaben für die Zielerreichung nach dem 80:20-Verfahren eingeordnet. Welche Tätigkeiten sind dabei für den größten Teil der Zielerreichung verantwortlich? Wenn beispielsweise 20 % Ihrer Kunden zu 80 % Ihres Unternehmensgewinns beitragen, haben Sie den Arbeitsschwerpunkt bereits ermittelt. Wenn Ihre Zielvorgabe nun zum vorgegebenen Datum „Gewinnsteigerung um x %“ lautet, hilft Ihnen dies bei der Einschätzung der Zielvorgaben und der vorzunehmenden Priorisierung. Letztere ermitteln Sie mit dem Verfahren nach dem Eisenhower-Prinzip in den Prioritätsstufen 1-3. Prioritätsstufe 4 gibt es in diesem Fall nicht, denn da die Aufgaben weder wichtig noch dringlich sind, sollten sie für die Zielerreichung vernachlässigt werden.

Sie können Priorisierungen auch nach dem MoSCoW- oder MSCW-Schema vornehmen: „must“, „should“, „could“, „won’t“. Durchgeführt werden die drei wichtigsten Prioritätsbereiche. Could-Prioritäten werden dabei als „Nice-to-have“-Features bezeichnet. Sie sind für die Zielsetzung nicht zwingend erforderlich und in der Bearbeitung entsprechend zu behandeln.

Was Sie sonst noch berücksichtigen sollten

Wenn Sie den Zeitbedarf für die einzelnen Aufgaben bewertet haben, wissen Sie ungefähr, wie viel Arbeitszeit Sie für das ganze Projekt benötigen. Vergessen Sie nicht die zahlreichen kleinen „Zeitfresser“, die Ihren ausgeklügelten Zeitplan schnell durcheinanderbringen können. Da wären beispielsweise die Sichtung und Beantwortung von E-Mails, Telefongespräche, Meetings und Rücksprachen. Auf Ihren Arbeitsplatz bezogen können Sie diese Liste sicherlich noch erweitern. Versuchen Sie, hierfür feste Zeitkontingente einzuplanen. Schauen Sie nicht ständig in Ihren Posteingang, sondern legen das Lesen von E-Mails in bestimmte Zeitfenster – zum Beispiel zweimal am Tag eine vorgegebene Dauer zu bestimmten Uhrzeiten. Stellen Sie Schritt für Schritt für sich einen Arbeitsplan auf. Schaffen Sie sich so zwischen den reservierten Zeiten für E-Mails, Meetings und Rücksprachen Raum für produktive Arbeit.

Zu guter Letzt

Es gibt nichts, was so alt ist wie die Priorisierung von gestern! Zielvorgaben, Arbeitsabläufe und Prioritätenlisten müssen Sie daher immer wieder auf Aktualität prüfen. Neue Aufgaben erfordern eine Neubewertung der bereits bestehenden Priorisierungen.