Zeitsparend PDF Formulare erstellen

Aus der Arbeit mit MS-Word wissen Sie sicherlich, wie Sie Formulare aus Vorlagen oder mit Hilfe eigener Tabellen erstellen und in ein PDF konvertieren. Jedoch können Sie die so erzeugten Dokumente danach weder bearbeiten bzw. ausfüllen.

Abhilfe schafft die Software Adobe Acrobat X Professional. Damit entwerfen Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen und speichern sie im Word-Format ab. Nun importieren Sie es in Adobe Acrobat über den Befehl „PDF-Formular erstellen“.

Adobe Acrobat X Professional, Teil der Adobe Creative Cloud, erwerben Sie nur im Abonnement. Daher lohnt sich der Einsatz des Programms für Sie erst dann, wenn Sie häufig Formulare oder andere professionelle PDF-Dokumente erstellen und bearbeiten müssen.

Für gelegentliche Anwender hält indessen das freie Paket Apache OpenOffice die passenden Werkzeuge zum Erstellen von ausfüllbaren Vordrucken bereit. Auf der Webseite http://www.openoffice.org/de steht die Anwendung für die Betriebssysteme Windows, Mac und Linux zum Download bereit.

So erstellen Sie ein Formular mit Apache OpenOffice

Wenn Sie OpenOffice starten, öffnet sich ein Dashboard mit den im Paket enthaltenen Programmen. Ein Formular entwerfen Sie am besten im Textverarbeitungsprogramm. Klicken Sie daher mit der Maus auf die Schaltfläche „Textdokument“, um ein neues Dokument anzulegen.

Das Dashboard von Apache OpenOffice

OpenOffice öffnet das Programmfenster der Textverarbeitung. Der Aufbau der Benutzeroberfläche ähnelt sehr den anderen bekannten, häufig benutzten Textprogrammen. Rufen Sie jetzt in der Hauptmenüleiste „Ansicht“, „Symbolleisten“ und „Formular-Steuerelemente“ auf.

Damit aktivieren Sie ein Bedienfeld mit den Elementen für die Formularerstellung. Mit Mausklick in die obere Fensterleiste lässt sich das Symbolfeld an eine andere Position verschieben, beispielsweise in die Symbolleiste oberhalb des Arbeitsbereiches.

Das Bedienfeld „Formular-Steuerelemente“

Wenn Sie auf den Pfeil neben der Bedienfeldüberschrift und anschließend auf „Sichtbare Schaltflächen“ gehen, öffnet sich eine Liste. Darin sind alle Steuerelemente nochmals namentlich aufgeführt. Zudem steht es Ihnen frei, den Inhalt der Symbolleiste zu ändern. Das bewerkstelligen Sie mit dem Klick auf den Pfeil und danach „Symbolleiste anpassen“. Damit wählen Sie beispielsweise nicht mehr benötigte Elemente ab. Was brauchen Sie grundsätzlich für die Erzeugung eines einfachen Formulars: ein Text-, ein Beschriftungs-, ein Options- und ein Markierfeld. Letzteres erlaubt eine Mehrfachauswahl.

Die Formular-Steuerelemente im Detail

Beginnen Sie jetzt mit der Erstellung des Entwurfs und der Gliederung Ihres Dokuments. Arbeiten Sie dabei die Überschriften und den erläuternden Text ein.

Beispiel für den Entwurf eines Formulars

Fügen Sie dann Ihrem Entwurf geeignete Steuerelemente hinzu. Lassen Sie etwas Platz, wenn Sie diese hinter bereits vorhandenem Text einbinden. Sie können zum Beispiel dafür die Tabulatortaste verwenden. Aktivieren Sie im Formular-Steuerelemente-Bedienfeld das entsprechende Objekt ‑ beispielsweise das Optionsfeld und positionieren Sie an der passenden Stelle einen Feldrahmen.

Das aufgezogene Feld ist an den Begrenzungspunkten zu erkennen.

Durch Ziehen mit der Maus an den Begrenzungspunkten vergrößern oder verkleinern Sie das eingefügte Feld. Eine Beschriftungsänderung realisieren Sie mit einem doppelten Mausklick auf die Feldfläche. Im aufklappenden Dialogfeld „Eigenschaften Optionsfeld“ ändern Sie in der Registerkarte „Allgemein“ den Eintrag hinter „Titel“. Sie müssen das Feld nicht ausfüllen. Danach besteht für Sie noch die Möglichkeit, weitere Optionen festzulegen: Anpassung der Schriftart, der Hintergrundfarbe oder das Hinzufügen von Hilfetext. Beim Überfahren dieses Feldes erscheint dann im fertigen Formular eine Beschreibung als Tooltip. Sie beenden den Dialog durch Mausklick auf das Kreuz in der Statusleiste des Fensters.

Die Formular-Steuerfelder können genau definiert werden

Wenn Sie weitere identische Felder benötigen, aktivieren Sie das angelegte Feld, wählen den Shortcut „Strg + C“ und kopieren das Feld mit Shortcut „Strg + V“ an die gewünschte Stelle. Alternativ wählen Sie „Kopieren“ und „Einfügen“ über das Hauptmenü „Bearbeiten“. Mit gedrückter Umschalttaste markieren Sie mehrere Objekte. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und aktivieren die entsprechende Option im Kontext-Menü – z. B. zur Neuausrichtung oder zur Neuanordnung.

Mit Rechtsklick auf markierte Elemente öffnet sich ein Kontext-Menü mit verschiedenen Optionen

Komplettieren Sie Ihr Formular mit weiteren Markierungs-, Beschriftungs- oder Textfeldern und richten Sie diese an den jeweiligen Positionen aus.

Ein Beispielformular mit Options-, Markier-, Beschriftungs- und Textfeldern

Um das Dokument als PDF-Dokument zu speichern, klicken Sie zum Schluss auf „Datei“ und „Exportieren als PDF …“. Im sich öffnenden Fenster „PDF Optionen“ aktivieren Sie in der Registerkarte „Allgemein“ die Checkbox vor „PDF Formular erzeugen“ und stellen die Aufblendliste hinter „Format für Übermittlung“ auf „PDF“. Bei Bedarf können Sie Ihr Dokument in der Registerkarte „Sicherheit“ mit einem Passwort schützen. Dann ist es durch Unbefugte nicht zu öffnen. Gehen Sie abschließend auf „Exportieren“ und wählen Sie im nächsten Dialogfenster den Speicherort und einen Dateinamen aus.

Das Dialogfenster „PDF Optionen“

Nach dem Exportieren öffnen Sie Ihr neu erstelltes Formular mit einem PDF-Programm ‑ beispielsweise mit dem kostenlosen Adobe Reader ‑ und kontrollieren die Funktionstüchtigkeit. Im Adobe Reader XI Version 11.03 beispielsweise lassen sich ausfüllbare Felder durch eine farbige Markierung anzeigen. Weiterhin ist es möglich, ausgefüllte Formulare mit allen Daten zu speichern.

Die blau hinterlegten Felder können im Adobe Reader ausgefüllt werden