Methoden zum Wissenstransfer: Reden ist Silber, Schweigen der Tod

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Wenn die Vernetzung der Mitarbeiter untereinander und damit der Wissenstransfer nicht funktioniert, ist das Unternehmen nicht nur gegenüber Konkurrenten stark benachteiligt. Es wird auf längere Sicht ohne einen gesunden Wissensfluss nicht mehr handlungsfähig sein. Daher werden in Unternehmen Strategien angewendet, die den Wissenstransfer nachhaltig optimieren können. Wenn es gelingt, das Wissen der einzelnen Mitarbeiter zu vernetzen, kann nicht nur die Produktivität beigehalten werden, sondern auch Neues entstehen.

Der Unterschied zwischen personifiziertem und kodifiziertem Wissenstransfer

Beim personifizierten Wissenstransfer findet die Vermittlung von Wissen und Kenntnissen auf persönlicher Basis statt. So kann sogenannter Face-to-face Austausch, also direkt von Person zu Person, zum Beispiel nebenbei in der Kaffeeküche oder beim Business Lunch stattfinden. Auch der virtuelle Wissensaustausch in virtuellen Projekträumen zählt zum personalisierten Wissenstransfer. Die Interviewmethode, Workshops und Ideentreffs können den Austausch von Wissen auf der Face-to-face (der persönlichen) Ebene zusätzlich optimieren. Videokonferenzen, Chats (zum Beispiel per Skype) oder der Austausch über soziale Netzwerke oder Foren wie Facebook gehören zu einem gewissen Grad ebenfalls zum personifizierten Wissensaustausch. Vorausgesetzt, es wird kommuniziert.

Wichtig bei diesem Austausch auf persönlicher Ebene ist der Wille der Mitarbeiter, miteinander zu kommunizieren. Eine freundliche Atmosphäre erhöht die Motivation des Mitarbeiters, Informationen preiszugeben und selbst anzunehmen. Nur so kann Wissen weitergegeben und erfolgreich verwertet werden.

Kodifizierter Wissenstransfer mithilfe gedruckter Quellen und Datenbanken

Explizites Wissen, also bereits vorhandenes und niedergeschriebenes Wissen steht zum einen oft in Lexika, Akten und Fachbüchern. In der Regel wird heutzutage aber aus Datenbanken (innerhalb des Unternehmens im sogenannten Intranet) abgerufen oder via E-Mail weitertransferiert und durchaus auch automatisiert weitergegeben.
Modernere Methoden wie Blogs, interne Wikis und Informationsbanken werden ebenso vermehrt genutzt. So wird ein schneller und abteilungsübergreifender Wissenstransfer ermöglicht.

Sinnvolle Strategien und Methoden für den erfolgreichen Wissenstransfer in Unternehmen

In der Regel werden aus praktikablen Gründen situationsbedingt alle Möglichkeiten des Wissenstransfers kombiniert. Sie können also für ein einziges Projekt die Personifizierungs- und die Kodifizierungsstrategie nutzen, um Informationen zu generieren.
Ein Kundenberater beispielsweise kann Informationen zum einen aus explizitem Wissen in Datenbanken, Archiven und Berichten einholen (kodifizierte Möglichkeit). Zum anderen kann er auf einen Kollegen oder Vorgesetzten zugehen, um weitere Informationen über den Kunden oder Beratungsinhalt zu erhalten (personifizierter Wissenstransfer).

Drei praktische Umsetzungsmöglichkeiten zum personifizierten Wissensaustausch

Regelmäßige Meetings mit dem Projektleiter oder Abteilungsleiter sind für alle Mitarbeiter wichtig. In diesen Gesprächsrunden werden Informationen ausgetauscht und neue Ideen und Projekte vorgestellt.

1. Die Interviewmethode zur Vermittlung von implizitem Wissen

Tacit knowledge ist das Wissen, das bereits in den Köpfen existiert und auf Erfahrungen und Erinnerungen beruht. Es handelt sich um unbewusstes Wissen, welches im Gegensatz zu vielen Fakten weder niedergeschrieben noch abrufbar ist.

Abrufbar ist jedoch das bewusste Wissen der Mitarbeiter, welches sich nicht über Datenquellen ausschöpfen lässt.

Die Interviewmethode beinhaltet die Möglichkeit, andere Mitarbeiter, Vorgänger oder Vorgesetzte offen Fragen zu stellen. Anhand dieser Methode können nicht nur Informationen generiert, sondern Erinnerungen ausgelebt und nebenbei oft auch Unklarheiten beseitigt werden.

Solche Interviews dauern in der Regel nicht länger als max. eine halbe Stunde. Bei  komplexeren Themen ist eine grafische Unterstützung hilfreich. Je nach Teamgröße kann zur Untermalung oder Erklärung von Ideen ein Notizblatt oder eine Infotafel (Flip Chart) genutzt werden. Durch Nutzung der Interviewmethode in einem größeren Zeitfenster und eventuell kleinerem Rahmen wird dem Interviewten die Möglichkeit gegeben, Erfahrungen, Anekdoten oder Beispiele zu früheren sowohl positiven als auch negativen Erlebnissen mit Kunden oder Projekten zu erzählen.

Diese lockere und unterhaltsame Atmosphäre schafft erinnerungswürdige Bilder im Kopf der Zuhörenden. Dadurch wird nicht nur die Vernetzung von Zusammenhängen erleichtert, sondern das Ziel des Wissenstransfers unter Umständen schneller erreicht, da die Identifikation mit bestimmten Situationen leichter fällt. So sind zum Beispiel Mitarbeiter in Serviceteams durch das narrative Erlebnis einer negativen Kundenerfahrung (mit wünschenswert gutem Ausgang) sensibilisiert im Umgang mit ähnlichen Situationen. Ein solches Gespräch löst Fragen aus: „Wie hätte ich reagiert? Was könnte man besser machen?“

Die Interviewmethode basiert weniger auf Fakten als andere Methoden des Wissenstransfers. Durch die Erzählungen des Interviewten wird ferner unbewusstes Wissen (tacit knowledge) aktiviert und mit bewusstem Wissen verknüpft, welches dann weitergegeben werden kann.

2. Der Nutzen von Mitarbeiterworkshops

Bild: “Workshop” von Heinrich-Böll-Stiftung. Lizenz: CC BY 2.0”target=”_blank”>Bild: “Workshop” von Heinrich-Böll-Stiftung. Lizenz: CC BY 2.0

Mitarbeiterworkshops eignen sich für komplexere und zeitintensivere Erläuterungen. Erfahrungsgemäß nimmt der Erfolg des Wissenstransfers in kleineren Gruppen zu. Mehrere kleinere Workshops sind also größeren, langen vorzuziehen.

3. Ideentreff

Ein unverbindlicher und unbürokratischer Ideentreff lockert die Arbeitsatmosphäre auf und bietet Raum für unkonventionelle Ideen. Derartige Treffen können Sie ebenso außerhalb des Büros stattfinden lassen. Diese tragen nicht nur zum intensiven Wissensaustausch, sondern auch zu einer Verbesserung des Arbeitsklimas bei.

Fazit

Die fünf wichtigsten Methoden des Wissenstransfers lassen sich in personifizierte und kodifizierte Möglichkeiten einteilen. Zu ersteren gehören der Face-to-face Austausch, die Interviewmethode, Workshops und Ideentreffs. Konsolidiertes Wissen lässt sich sowohl durch Datenaustausch und aktiver Suche nach Informationen, als auch durch die automatisierte Versorgung mit Informationen (beispielsweise via E-Mail) teilen.