GANTT-Diagramme: So planen Sie effektiv Projekte in Excel

Bild: “Wahldiagramm” von konrad_krause. Lizenz: CC BY 2.0

Projektphasen und Starttermine vorgeben

Das GANTT-Diagramm eignet sich für alle Arten von Projekten, bei denen bestimmte Einzelschritte sich terminlich überlappen. Ein solches Projekt ist also durch einzelne Projektschritte gekennzeichnet, die einen bestimmten Starttermin, eine bestimmte Termindauer und damit ein bestimmtes Terminende haben. Diese Daten sind zunächst in einer ganz normalen Excel-Tabelle zu erfassen.

Bild 1: Projekt mit einzelnen Projektphasen, dem jeweiligen Starttermin, der Termindauer und dem Endtermin

Endtermine berechnen um Fristen einhalten zu können

Damit das Kalkulationsblatt für andere Projekte flexibel bleibt, ist der Endtermin jeweils mit einer einfachen Formel zu berechnen. Bei obigem Beispiel ist für “D2“ die Formel zu verwenden: “= B2 + C2“. Diese Formel kann beliebig nach unten kopiert werden.

Bei dieser einfachen Form der Terminende-Berechnung wird nicht berücksichtigt, dass sich möglicherweise im Zeitraum des Termins arbeitsfreie Tage befinden. Wer mit der einfachen Formel daher nicht für seine Projekte vorlieb nehmen will, der greift auf die Excel-Funktion “ARBEITSTAG“ zurück, mit der man die Endtermine wesentlich realistischer berechnen kann.

Für den Einbezug in das GANTT-Diagramm ist dann aber zu berücksichtigen, dass sich mit dem Verschieben der Endtermine durch Einbezug von Wochenende und Feiertagen auch die Tage der Termindauer (hier Spalte “C“) verändern müssen. Für das folgende Beispiel wird aber davon ausgegangen, dass alle Tage der Woche für Arbeit zur Verfügung stehen.

Die Notwendigkeit von gestapelten Balken

Um später aus den Startterminen und Vorgangstagen ein GANTT-Diagramm zu erstellen, werden gestapelte Balken benötigt. Auf den jeweiligen Termin wird die jeweilige Termindauer gestapelt. Durch Formatierung wird dann der Balken, der den Starttermin repräsentiert, unsichtbar gemacht, wodurch dann nur noch die Termindauer als Balken sichtbar bleibt.

Durch die Gestaltung des Diagramms als Balkengrafik ist dafür gesorgt, dass die X-Achse die Datumsangaben trägt, während die Y-Achse die Aktivitäten bezeichnet. Excel berücksichtigt bei der Verwendung eines Balkendiagramms schon weitgehend die Logik des GANTT-Diagramms. Es ist lediglich schrittweise vorzugehen, damit auch die richtigen Datenreihen und die richtigen Beschriftungen verwendet werden. Damit das funktioniert, wird das Diagramm zunächst leer erstellt und anschießend werden die notwendigen Datenreihen hinzugefügt, bevor man abschließend einige Formatierungen vornehmen kann.

Diagramm leer erstellen

Das GANTT-Diagramm wird zunächst völlig leer erstellt. Erst nach und nach werden die Datenreihen dem Diagramm hinzugefügt, bevor anschließend durch Formatierungen sichergestellt werden kann, dass das entstehende Diagramm auch wie ein GANTT-Diagramm aussieht.

Bild 2: Einfügen eines leeren Diagramms vom Typ 2D-Balken gestapelt

Nach dem Erfassen der Grunddaten ist mit “Einfügen“ à “2D-Balken“ à “2 Typ (gestapelt) “ das leere Diagramm einzufügen. Man kann dessen Rahmen nach außen ziehen, um es deutlich zu vergrößern.

Datenreihen einzeln hinzufügen

Anschließend sind die Datenreihen Schritt für Schritt einzufügen. Dazu kann am markierten Diagramm der Befehl “Daten auswählen“ (mit der rechten Maustaste) gewählt werden. Dieser Befehl kann aber auch über die Funktionsschaltflächen von Excel genutzt werden (Diagramm im Entwurfsmodus).

Bild 3: Datenreihe oder Datenquelle auswählen

Man klickt hier auf “Hinzufügen“, und wählt anschließend mit der Maus die Datenreihe der Projektphasen aus. Diese liegen beim unseren Beispiel im Bereich “B2“ bis “B11“. Es dürfen nur Zellen mit Zahlenwerten markiert werden.

Bild 4: Die erste Datenreihe auswählen

Hier muss man vor allem darauf achten, dass die Reihenwerte unten und nicht oben eingetragen werden. Oben bleibt es frei. Das gleiche gilt auch für die nächste Datenreihe, die Werte der Termindauer der einzelnen Projektphasen. Diese stehen beim Beispiel im Bereich “C2“ bis “C11“.

Bild 5: Das GANTT-Diagramm gewinnt an Form

Nun sollte bereits das Diagramm wie hier oben aussehen, die Hauptarbeit ist geleistet. Jetzt müssen noch einige Beschriftungen ergänzt und weitere Formatierungen vorgenommen werden. Die Y-Achse muss noch zutreffend mit den Vorgangsbezeichnungen beschriftet und umgedreht werden. Die blauen Balken müssen unsichtbar gemacht werden, denn das GANTT-Diagramm ist nur durch die roten Balken gekennzeichnet, die vom Starttermin bis zum Endtermin laufen.

Zuordnung der Beschriftung

Erneut ist das Diagramm zu markieren und der Befehl „Daten auswählen“ zu nutzen.

Bild 6: Beschriftung neu festlegen

Die Achsenbeschriftung bzw. die Beschriftung der Rubriken ist rechts zu bearbeiten. Nach dem Anklicken des Befehls Bearbeiten im rechten Teil ist anschließend mit der Maus der Bereich der Vorgangsbezeichnungen (im Beispiel “A2“ bis “A11“) zu wählen. Hier ist darauf zu achten, dass lediglich Textzellen markiert werden und das genau so viele Textzellen zu markieren sind, wie vorher an Datenzellen markiert wurden.

Nun ist dafür zu sorgen, dass die Reihenfolge der Beschriftungen umgekehrt wird. Im GANTT-Diagramm sollen üblicherweise oben die Vorgänge stehen, die früher beginnen.

Formatierung der Rubriken-Achse

Bild 7: Auf der Y-Achse wird festgelegt, dass die Kategorien in umgekehrter Reihenfolge erscheinen sollen

Man klickt im Diagramm die Achse an und wählt mit der rechten Maustaste die Möglichkeit zum Formatieren der Achse. Wie im Bild hier oben angezeigt, wird festgelegt, dass die Kategorien in umgekehrter Reihenfolge erscheinen sollen.

Nun ist das GANTT-Diagramm fast fertig. Lediglich die blauen Balken stören noch. Sie kennzeichnen die Zeit vor dem Beginn der jeweiligen Projektphase. Um die blauen Balken unsichtbar zu machen, müssen diese lediglich angeklickt werden. Es ist darauf zu achten, dass alle blauen Balken markiert sind. Anschließend kann mit der rechten Maustaste eine Formatierung der Datenreihe erfolgen. Diese Formatierung erfolgt durch “Füllung“ à “Keine Füllung“. Nun sind die blauen Balken unsichtbar. Ein Klick außerhalb des Diagramms verdeutlicht, dass auch die störenden Linien verschwunden sind.

Bild 8: Das GANTT-Diagramm ist fertig

Man kann das GANTT-Diagramm jetzt testen, also beispielsweise Vorgänge löschen, Vorgänge ändern oder Vorgänge hinzufügen, Termine ändern oder die Excel-Formeln für die Berechnung der Vorgangsdauer modifizieren. Damit das Ausweiten der Tabelle durch viele neue Vorgänge möglichst ohne Probleme abläuft, sollte man neue zusätzliche Zeilen nicht an den Rändern anhängen, sondern in der Mitte einfügen. Dies sorgt dafür, dass Excel die Bezüge auf die jeweiligen Zellbereiche richtig anpasst.