Excel-Makros – So optimieren Sie Ihren Büroalltag

Makros sind kleine, flexibel anpassbare Programme. Makros werden bei Excel und anderen Microsoft-Office-Anwendungen in einer speziellen Programmiersprache dargestellt: VBA (Visual Basic for Applications). Es besteht die Möglichkeit, den VBA-Programmcode zu verändern, um ein Marko anzulegen. Für den Einstieg ist das aber nicht notwendig. Stattdessen kann auch die weniger komplizierte Makro-Recorder-Funktion (Aufzeichnungsmöglichkeit) verwendet werden. Wie Sie Makros richtig erstellen, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Registerkarte Entwicklertools anzeigen

Makros kann man nur dann entwickeln und anwenden, wenn die Entwicklertools im Menü von Excel angezeigt werden. Gehen Sie dafür in die Excel Optionen und aktivieren Sie die Funktion: „Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen“.

BILD1: Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen

Ein einfaches Beispiel eines Makros

Häufig taucht in Excel das Problem auf, dass man die Summe von bestimmten Einzelwerten braucht und diese als reine Daten in eine Tabelle übernehmen möchte. Das nächste Bild skizziert eine solche Situation. Die oben umrahmten Zellen dienen zur Eingabe der Zahlen. Anschließend erfolgt die Aufnahme der Summe unterhalb von B5 als Betrag (nicht über eine Formelberechnung) im Währungsformat. Die schon vorhandenen Werte sind nach unten zu schieben.

BILD2: Entwicklertools mit Makro-Aufzeichnungsmöglichkeit

Für diese Aufgabenstellung werden nach dem Eintippen der Einzeldaten im Bereich B2 bis B4 in B5 folgende Schritte vollzogen:

• Berechnung der Summe aus B2, B3 und B4 (möglich durch Eintippen der Formel = B2 + B3 + B4)
• Formatieren als Währung (rechte Maustaste > Zellen formatieren > Zahlen > Währung)
• Kopieren der Summe (rechte Maustaste > Kopieren)
• Einfügen der Summe als Wert (rechte Maustaste > Inhalte Einfügen > Werte)
• Einfügen einer Zelle mit Verschieben der bestehenden Werte nach unten (rechte Maustaste > Zellen
  Einfügen > Zellen nach unten verschieben)

Das Makro aufzeichnen und bearbeiten

Um die Befehlsfolge als Makro aufzuzeichnen, wechselt man in der Multifunktionsleiste zum Register Entwicklertools und klickt dort auf „Makro aufzeichnen“. Ab sofort wird jeder Schritt aufgezeichnet. Deshalb ist es wichtig, nur noch das zu erledigen, was im Rahmen des Makros tatsächlich passieren soll.

Zunächst gibt es die Optionen, dem Makro einen aussagekräftigen Namen (keine Leerzeichen verwenden und Sonderzeichen vermeiden) zu geben und auch eine Tastenkombination festzulegen, mit der das Makro später jederzeit abgerufen werden kann. Das Makro kann auf die aktuelle Arbeitsmappe beschränkt, aber auch in die persönliche Arbeitsmappe aufgenommen werden. In diesem Fall kann es automatisch auch in anderen Excel-Kalkulationen verwendet werden.

BILD3: Beginn der Makroaufzeichnung – Festlegung von Makroname und Tastenkombination

Nun sind in B5 die oben skizzierten Schritte umzusetzen:

• Eintippen der Formel = B2 + B3 + B4
• rechte Maustaste > Zellen formatieren > Zahlen > Währung
• rechte Maustaste > Kopieren
• rechte Maustaste > Inhalte Einfügen > Werte
• rechte Maustaste > Zellen Einfügen > Zellen nach unten verschieben

BILD4: Makro-Befehle des Registers Entwicklungstools während der Aufzeichnung eines Makros

Damit ist die Makro-Aufzeichnung erledigt und kann beendet werden. Hierfür einfach auf die Befehlsschaltfläche „Aufzeichnung beenden“ oben links klicken.

Makros können mit Hilfe der Schaltfläche „Makro“ im Register „Entwicklertools“ bearbeitet und gelöscht werden. Über „Bearbeiten“ des Makros gelangt man (genau wie über Schaltfläche „Visual Basic“) in den Visual-Basic-Editor. Hier brauchen Sie dann aber zumindest grundlegende VBA-Kenntnisse.

Das Makro testen und sichern

Ein ausgiebiger Test des Makros ist enorm wichtig, bevor es dauerhaft einsetzt wird. In unserem Fall können Sie z.B. ein paar neue Werte im markierten Zellbereich B2 bis B4 einfügen und das Makro ausführen. Achten Sie darauf, dass die richtige Summe heraus kommt und so die schon vorhandenen Werte richtig und unverändert verschoben werden. Der Befehl zum Ausführen des Makros ist auch über die vergebene Tastenkombination möglich. Aber auch die Makros-Schaltfläche ermöglicht einen Aufruf des Makros, falls keine Tastenkombination vergeben wurde.

Aber Vorsicht: Die neuen Makros werden nicht automatisch gesichert, wenn die Excel-Kalkulation gespeichert und das vorgegebene Dateiformat beibehalten wird. Dies erfolgt nur über die Funktion „Excel-Arbeitsmappe mit Makros“ abspeichern. Beim Öffnen dieser Arbeitsmappen erscheint später aber ein Warnhinweis, weil Makros als Programme auch Schadcode enthalten könnten. Bei Excel- oder Office-Dokumente mit Makros aus fremden Quellen sollten Sie also vorsichtig sein.

Das Makro über eine Schalfläche aufrufbar machen

Excel-Kalkulationen werden häufig auch von anderen Kollegen angewendet. Damit sie sofort über die passenden Makros verfügen können, wollen wir entsprechende Schaltflächen in die Excel-Kalkulationen mit aufnehmen.

BILD5: Schaltfläche einfügen

Das Einfügen einer Schaltfläche erfolgt über das Register „Einfügen“ ‑ passende Form auswählen (hier im Beispiel Rechteck mit abgerundeten Ecken), einen Schaltflächentext eintippen und der Schaltfläche eine andere Farbe zuordnen.

BILD6: Die Schaltfläche ist eingefügt und beschriftet

Zu guter Letzt muss noch das Makro der Schaltfläche zugewiesen werden. Dies geschieht über die rechte Maustaste auf dem angeklickten Button; aus dem erscheinenden Kontext-Menü den Befehl „Makro zuweisen“ und dann das aufgezeichnete Makro auswählen.

BILD7: Makro der Schaltfläche zuweisen

Auch die neu erstellte Schaltfläche sollte getestet werden. Um das Funktionieren der Schaltfläche zu testen, muss man zunächst außerhalb der Schaltfläche klicken, um den Bearbeitungsmodus zu beenden.

Fazit

Makros sind eine schnelle und elegante Möglichkeit, effektiver mit Excel zu arbeiten. Immer wieder benötigte Abläufe werden flexibel verfügbar gemacht, monotone Arbeitsschritte eingespart. Auch wenn Makros auf den ersten Blick kompliziert wirken: Es lohnt sich! Sie werden auf diese praktischen Zeitsparer nicht mehr verzichten wollen.