Excel bietet als Tabellenkalkulations-Software viele interessante Möglichkeiten für Firmen und private Nutzer. So können Sie Daten verwalten und automatische Berechnungen durchführen lassen. Als ein nützliches Werkzeug hat sich dabei die Erstellung von Dropdown-Listen erwiesen. Diese kleine Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie diese in Ihre Excel-Dateien einfügen.
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Bild: “AdrenalinaLibre Breaking limits” von Adrenalina Libre. Lizenz: CC BY 2.0


Wann sollte eine Dropdown-Liste zum Einsatz kommen?

Eine wichtige Frage – wann und warum sollten Sie dieses Werkzeug überhaupt verwenden? Grundsätzlich eignen sich Dropdown-Listen immer dann, wenn Sie für eine bestimmte Zelle genau definierte Vorgabenwerte anwenden wollen. Das bedeutet mindestens zwei Auswahlmöglichkeiten. Eine maximale Begrenzung der Dropdown-Menüeinträge gibt es nicht. Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlen wir, nicht mehr als 10-15 verschiedene Elemente zu verwenden.

Wenn Sie dies beachten, bietet dieses Instrument viele Vorteile – so unter anderem die erhebliche Vereinfachung der Eingabe. Anstatt den entsprechenden Wert selbst einzutippen, wählen Sie einfach einen Eintrag aus. Dies garantiert immer eine gültige Antwort, selbst wenn der Anwender des Tools das gewollte Ergebnis noch nicht genau kennt. So vermeiden Sie unnötige Fehler.
Ein weiterer Vorteil: Sie können später den verschiedenen Optionen bestimmte Werte zuweisen, die für die weitere Verarbeitung nutzbar sind.

Ein Beispiel für eine Dropdown-Liste

Ein Beispiel für eine Dropdown-Liste.

Anleitung: Die Möglichkeiten für die Erstellung der Dropdown-Liste

Um eine Dropdown-Liste zu erstellen, bietet Excel mehrere Wege an. Diese stellen wir Ihnen nun einzeln vor. Die genauen Angaben beziehen sich auf die Version Excel 2013. Bei älteren Versionen gibt es geringfügige Abweichungen, die aber für die Anwendung dieser Anleitung nicht relevant sind.

Möglichkeit 1: Die direkte Eingabe

Bei dieser einfachsten Variante markieren Sie auf Ihrem Excel-Arbeitsblatt eine Zelle, die für die Liste vorgesehen ist. Anschließend wechseln Sie in den Reiter „Daten“ auf Ihrer Menüleiste und wählen die Option „Datenüberprüfung“ im Abschnitt Datentools.

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Daraufhin öffnet sich ein Popupfenster. Im Tab „Einstellungen“ finden Sie nun die Rubrik „Gültigkeitskriterien“. Hier können Sie verschiedene Möglichkeiten auswählen. Für die Erstellung der Dropdown-Liste suchen Sie den Eintrag „Liste“. Daraufhin erscheint das Feld „Quelle“. Dort tragen Sie alle Werte, getrennt durch ein Semikolon ein, die Sie in der Aufstellung haben wollen. Wenn Sie nun mit OK bestätigen, ist bereits Ihre erste Dropdown-Liste in Excel erstellt.

So erstellen Sie die Liste über direkte Eingabe.

So erstellen Sie die Liste über direkte Eingabe.

Möglichkeit 2: Eingabe der Auswahlmöglichkeiten über eine separate Liste

Diese Variante hat den Vorteil: Sie können die Werte ganz einfach für mehrere Dropdown-Menüs verwenden. Bei einer notwendigen nachträglichen Änderung brauchen Sie nur den Eintrag in der Ausgangsaufzählung anpassen. Das Programm aktualisiert daraufhin alle damit erstellten Dropdown-Listen.
Zunächst schreiben Sie – am besten irgendwo innerhalb Ihres Excel-Arbeitsblattes – die Werte in eine Spalte untereinander oder in eine Zeile nebeneinander auf. Achten Sie darauf, keine leeren Zellen zwischen den Einträgen zu lassen. Markieren Sie danach die Zelle, die Sie für die Dropdown-Liste vorgesehen haben. Gehen Sie nun weiter wie oben unter „Möglichkeit 1“ beschrieben vor. Nachdem das Feld „Quelle“ aktiviert ist, tragen Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein. Jetzt markieren Sie den ersten Eintrag in Ihrer angefertigten Aufstellung. Der Zellenname wird im „Quelle“-Feld automatisch übernommen. Dort setzen Sie dahinter einen Doppelpunkt. Abschließend klicken Sie den letzten Wert Ihrer Aufzählung an, OK drücken – fertig!
Sie können aber auch einfach den gesamten Bereich Ihrer angefertigten Liste markieren. Dieser wird ebenfalls automatisch in das „Quelle“-Feld übernommen. Damit ersparen Sie sich einen Mausklick.

Die Eingabe über eine Liste im gleichen Arbeitsblatt.

Die Eingabe über eine Liste im gleichen Arbeitsblatt.

Möglichkeit 3: Auswahlwerte durch ein separates Arbeitsblatt bestimmen

Sie haben zudem die Möglichkeit, ein weiteres Arbeitsblatt mit den verschiedenen Auswahlkriterien zu verwenden. Ihre Liste erscheint dann nicht mehr im eigentlichen Dokument. In diesem Fall müssen Sie Ihrer Aufzählung einen Namen für die weitere Verwendung geben. Auch diese Aufgabe ist ganz einfach. Dazu markieren Sie lediglich die entsprechenden Zellen mit der Maus. Wenn Sie diesen Bereich mit der rechten Maustaste anklicken, erscheint ein Kontext-Menü mit der Bezeichnung „Namen definieren“. Nach der Vergabe bestätigen Sie mit OK.

So geben Sie der Liste einen Namen.

So geben Sie der Liste einen Namen.

Die Erstellung des Dropdown-Menüs ist weitestgehend mit der oben beschriebenen Vorgehensweise identisch. Der einzige Unterschied besteht bei den Angaben im Feld „Quelle“. Auch hier setzen Sie zunächst das Gleichheitszeichen. Dahinter brauchen Sie nur noch den gerade vergebenen Namen Ihrer Liste eintragen. Wenn Sie nun auf OK klicken, erscheint in Ihrem Dokument die Dropdown-Liste mit den Werten.

Eine Liste aus einem externen Arbeitsblatt verwenden.

Eine Liste aus einem externen Arbeitsblatt verwenden.

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